Как избежать штрафа за нарушения при приеме на работу бывшего госслужащего?

Доброго дня! Проблема следующего характера. Приняли в штат бывшего госслужащего(на должность помощник руководителя, по ДИ прежнее и настоящее место работы не пересекаются, коррупционной составляющей нет) но не направили уведомление в адрес бывшего работодателя. прошло около полугода...узнав, что такая необходимость есть и есть "штрафные санкции" подготовили и направили уведомление о приеме на работу (бывший госслужащий как физлицо отвез и сдал в канцелярию), от организации официальной отправки уведомления не было(думали пронесет)!!А-н нет!!! через некоторое время поступил запрос из прокуратуры. Запрашивались копии документов по трудоустройству, кто ответственен за прием.. и .т. д. (у нас нет кадровика, работу ведет бух-р неофициально). В итоге на должностное лицо (руководителя составлен протокол) дело будет направлено в суд. Скорее всего штраф будет наложен и на должностное лицо и на организацию!! Как быть? Можно ли что-то сделать в этой ситуации? Избежать штрафов?...буду признательна за помощь.