Срок хранения графика отпусков

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Для ответа необходимо обратиться к Приказу Росархива от 02.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». В блоке 8 перечня, который так и именуется — «Кадровое обеспечение», указаны практически все наименования документов, встречающиеся в кадровом документообороте любой организации. Пункт 453 подпункта 8.1 вышеуказанного документа прямо предусматривает период хранения графика отпусков — три года. Я рекомендую пользоваться перечнем при составлении номенклатуры на каждый год. Он очень удобен для поиска необходимых сроков — у него есть отличная навигация по всем разделам учета.

Я считаю, что трехгодичный период выбран неслучайно. Всем известно, что они составляются и предоставляются с учетом сезонности, которых у нас четыре. Очень удобно отслеживать прошлые отпуска работников с помощью документа, а не на словах напоминать о том, когда они отдыхали в прошлом или позапрошлом году. Эта система позволяет грамотно и правильно составить документ на новый календарный год и в случае каких-либо претензий от сотрудника на несправедливость распределения доказать свою правоту.

С какого времени отсчитывать срок хранения графика отпусков

Это очень интересный и важный момент — правильное исчисление сроков. Все они начинают свое исчисление после окончания действия документа. В нашем случае говорим о документе, который действует целый календарный год: с 1 января по 31 декабря. В течение всего этого периода его действия возможны изменения, переносы, дополнения. В этом плане он «живой», т.к. невозможно предусмотреть заранее настолько длинный кусочек жизни. Все это вносится в режиме онлайн в действующий график. В последний день года график отпусков заканчивает свое действие, и со следующего дня начинается срок его хранения. Для наглядности приведу пример в цифрах.

График отпусков на 2024 год закончит свое действие 31 декабря 2024 г., и с 1 января 2025 г. начнется исчисление периода его хранения. Время составляет три года, следующие 2025, 2026 и 2027 годы — это срок хранения, а в 2028-м он уже подпадет под уничтожение.

Как видите, ничего сложного в этом нет, и невозможно запутаться в этих числах. Все прозрачно — нет позиций: до минования надобности, до истечения какого-то периода, сколько-то лет после наступления какого-то события и остальных таких же неоднозначных формулировок.

Ответственность за нарушение сроков хранения графиков отпусков

Несоблюдение сроков, как и любое иное нарушение в сфере хранения кадрового документооборота, влечет за собой ответственность. В нашем случае — административную. Статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает различное наказание для должностных и юридических лиц. Сделано это с учетом различного правового статуса, который несут ответственные лица:

1. Должностным лицам придется заплатить от 2500 до 5000 рублей.
2. Юридические лица попрощаются с гораздо большей суммой — от 200 000 до 300 000 рублей.

С одной стороны, радует отсутствие уголовной ответственности за такое правонарушение в кадровой сфере. Но с другой — предусмотрены очень солидные штрафы, согласитесь. В связи с этим я рекомендую придерживаться сроков, утвержденных перечнем, и не испытывать судьбу и кошелек на прочность. Проверки случаются внеочередные, и всегда существует риск в них попасть.

Часто задаваемые вопросы по теме