рубрики

Сроки хранения документации по охране труда

КонсультантПлюс

Сроки хранения журналов по охране труда — от 1 года до 75 лет, а некоторые придется держать в архиве постоянно.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Кто утверждает сроки хранения

Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.

С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.

Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.

Где хранить документы по охране труда

Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.

Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.

Помещения предстоит обеспечить:

  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией;
  • специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).

Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.

Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).

Сроки хранения иных документов по охране труда

Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).

Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).

Пять лет нельзя уничтожать:

  • сертификаты безопасности (п. 408);
  • протоколы обучения по ОТ (п. 422);
  • журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
  • справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
  • справки о причинах болезни работников (п. 418);
  • договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.

Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).

В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:

  • протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
  • списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
  • актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).

Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):

  • перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
  • порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
  • гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).

Документы по аттестации рабочих мест

После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.

Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).

Удостоверения по охране труда

Чтобы приступить к работе, сотрудники проходят обучение по охране труда и получают удостоверение. Срок его годности не ограничен, но периодически туда вносят отметки о прохождении обучения, обычно раз в три года. Если сотрудник уже не работает на предприятии, работодатель обеспечивает хранение удостоверений по охране труда так же, как и остальных документов. По закону, удостоверения о прохождении обучения по ОТ хранят целую пятилетку (п. 423 б).

Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Не спешите избавляться от важных бумаг раньше времени, за это предусмотрена административная ответственность. Сейчас штраф назначается как на должностное лицо, так и на организацию. За несоблюдение срока архивного хранения журналов инструктажей по ОТ руководителю придется выложить круглую сумму. Она составит от 3000 до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Наказание за отсутствие документов гораздо жестче. Ответственность придется нести за нарушение требований по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Штраф составит от 15 000 до 25 000 рублей — для должностного лица и от 110 000 до 130 000 — для организации.

Как написать заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении

Заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении — это документ установленной формы, без подачи которого дубликат не выдадут. С 2021 года подать его можно не только по месту выдачи первоначального документа.

Образцы документов

22 Сентября 2021 в 10:39

Как составить приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов

Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов — это документ, который фиксирует количество штатных единиц в организации для резерва работникам, имеющим инвалидность. Работодатели обязаны резервировать вакансии в соответствии с законодательством.

Гарантии и компенсации Образцы документов

21 Сентября 2021 в 17:05

Передача электронной подписи другому лицу

Можно ли передать электронную подпись другому лицу — нет, закон об ЭЦП не предусматривает такую возможность напрямую. Но при необходимости владелец дает согласие на использование ЭП и контролирует конфиденциальность сведений.

Делопроизводство

21 Сентября 2021 в 15:50

Локальные нормативные акты на предприятии в связи с коронавирусом

Локальные нормативные акты по коронавирусу:

  • приказ о введении режима повышенной готовности;
  • распоряжение о профилактике;
  • распоряжение об организации работы в период эпидемии;
  • распоряжение об обеспечении средствами индивидуальной защиты;
  • распоряжение о переводе на дистанционку;
  • приказ о вакцинации;
  • журнал регистрации по выдаче средств индивидуальной защиты.

Коронавирус Образцы документов

21 Сентября 2021 в 15:47

Как ознакомить работников с локальными актами

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это документ организации, в котором сотрудник ставит подпись после прочтения и изучения основных бумаг, регламентирующих организационную деятельность компании.

Образцы документов

20 Сентября 2021 в 15:13

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА