Сроки хранения путевых листов
Срок хранения путевых листов — 5 лет по ст. 553 перечня, утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Но в некоторых случаях — 50 или 75 лет.
Зачем хранить путевые листы
Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя. Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета. Хранение путевок обеспечивает доступность зафиксированных данных при составлении отчетности, осуществлении проверок.
В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству, то есть минимальный срок хранения оформленных путевых листов (не типографских пустых форм, их хранить допускается до утраты актуальности) утверждает действующее законодательство.
Такой вывод следует из системного толкования ст. 2 259-ФЗ от 08.11.2007 «Устав автомобильного транспорта...» и ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухучете, судебной практики.
В ст. 29 402-ФЗ указано, что необходимо обеспечивать хранение первички, это обязанность налогоплательщика, которой он не вправе пренебрегать.
В ст. 2 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) введено понятие путевки. Указано, что это документ, служащий для учета и осуществления контроля за ТС и водителем.
Путевка подтверждает право водителя на управление ТС, принадлежащего организации или ИП, содержит данные о рабочем задании и его выполнении, прохождении медосмотров и т. д.
Зачем хранить:
- для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
- для подготовки отчетности;
- для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
- для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
- для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.
Основная причина — обязанность по закону.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить путевой лист. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сколько времени хранить
Конкретный срок хранения путевых листов в организации как первички установлен в ст. 29 402-ФЗ. Этот же срок подтвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.
Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет. 50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003, 75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.
В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива). В случае ликвидации первичная документация передается в государственный архив по 125-ФЗ.
Нормативная база
