рубрики

Сроки хранения штатного расписания

КонсультантПлюс

Срок хранения штатного расписания — постоянный либо до момента ликвидации организации.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Сколько хранить документ

Штатное расписание — внутренний локальный акт, паспорт предприятия. Его лицо. В нем отражена вся его структура — подразделения, должности, количество должностных единиц. А помимо этого, зарплаты, надбавки и прочие выплаты. В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне», система оплаты труда (куда, на основании ч. 2 ст. 135 ТК РФ, входит и заработная плата) не является коммерческой тайной. Тем не менее, работодатели, особенно частные компании, очень не любят афишировать эти сведения. Да и к самому акту относятся прохладно, не видя в нем практической пользы. Считается, что он «связывает руки», поскольку все кадровые решения должны осуществляться с оглядкой на него. Дискутировать по поводу нужности допустимо сколько угодно, если бы не одно «но»: уважаемым государственным структурам в лице ФСС, Пенсионного фонда, налоговой, судов, трудовых инспекций все равно, что мы думаем по поводу необходимости иметь штатное расписание. Если оно понадобится, его будут требовать, ссылаясь на ч. 1 ст. 15 ТК РФ, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Следовательно, документ надо иметь.

Но этого недостаточно. Его требуется еще и хранить. Потому что, во-первых, запросить имеют право не текущий экземпляр, а разного срока давности. Во-вторых, речь идет о локальном акте. А их требуется беречь в любом случае.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 изменил сроки хранения с 18.02.2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Но в отношении срока хранения штатного расписания в организации мало что изменилось:

  • по месту утверждения, т. е. там, где оно появилось на свет, штатное расписание, что раньше, что сейчас, подлежит постоянному хранению;
  • если учреждение не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до момента ликвидации организации;
  • штатные расписания других организаций хранятся, как и раньше, 3 года. Такое бывает, например, когда одно юридическое лицо было реорганизовано и присоединено к другому. И, следовательно, все организационно-распорядительные бумаги оказываются в распоряжении присоединившей организации.

А вот срок хранения проектов штатных расписаний и бумаг по его подготовке и поправкам изменился. Если раньше он составлял 5 лет, то с 20.12.2019 его хранят до момента исчезновения необходимости (п. 41 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Немного изменился и срок сбережения штатно-списочного состава работников. Раньше он составлял 75 лет. С 20.12.2019 документ, законченный делопроизводством до 01.01.2003, хранится 75 лет, законченный делопроизводством после 01.01.2003, хранится 50 лет.

Хранить эти внутренние локальные акты следует не только для предоставления госорганам. Иногда у самой компании возникает потребность проанализировать динамику развития. Тогда потребуется одна и та же информация, но за разные годы. Например, для оценки динамики развития производственного сектора потребуются сведения о численности его штата и должностях в разные временные периоды. Приказ о предоставлении такой информации выглядит так:

Вот тут-то и становится понятна необходимость хранения — чтобы в любой момент «достать» нужную информацию и предоставить запрашиваемой стороне.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранить

Чаще всего документ хранится в отделе кадров. Главная задача — оперативное нахождение информации, предупреждение доступа посторонних лиц и безопасное хранение. Отсюда держать этот внутренний акт следует в отдельной папке в сейфе или железном шкафу, ключ от которых находится у ответственного лица. Электронное делопроизводство предполагает хранение документа на компьютере с защищенным паролем доступом.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

Есть. А с 26.10.2020 она возросла. По традиции, основное оружие воздействия — предупреждения и штрафы. Теперь за нарушение сроков хранения сданных в архив документов для граждан предусмотрен штраф до 3000 руб., для должностных лиц — до 5000 руб., для организаций — до 10 000 рублей. Подробнее — в ст. 13.20 КоАП РФ.

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как правильно написать письмо-просьбу

Письмо-просьба — это документ, в котором содержится обращение с предложением содействия, прошение о предоставлении документов, отсрочке и т.д. Составляется в рамках договорных отношений или без них. 

Документооборот

07 Апреля 2021 в 13:52

Как написать ответ на заявление

Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.

Госслужба Документооборот

06 Апреля 2021 в 12:57

Как составить уведомление об одностороннем расторжении договора

Уведомление о расторжении договора – это отказ одной стороны контракта от его исполнения. Односторонний отказ допустим, если такое право предусмотрено законом или контрактом.

Договоры Документооборот

02 Апреля 2021 в 11:35

Когда подготовить ответ на обращение граждан

Сколько дней дается на ответ на обращение граждан — до тридцати. В определенных законом случаях срок увеличивают.

Госслужба Законодательство

02 Апреля 2021 в 11:35

Как составить исковое заявление в суд

Исковое заявление в суд — это процессуальный документ, который гражданин или компания подает в судебный орган для защиты своих гражданских прав. Для его оформления предусмотрены обязательные правила.

Документооборот Трудовые споры

25 Марта 2021 в 10:21

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА