Старым ГОСТом по оформлению документов разрешили пользоваться до 1 июля 2018 года

Специалистам по кадровому делопроизводству дали еще немного времени

Росстандарт выпустил Приказ от 25.05.2017 N 435-ст, которым перенес на один год вступление в силу Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Как сказано в самом приказе, такое решение было принято в связи с обращением технического комитета по стандартизации «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Поскольку новый ГОСТ содержит несколько важных нововведений, у кадровиков и иных специалистов по делопроизводству появилось еще немного времени на подготовку к работе по обновленным требованиям.

Что сейчас делать?

Не исключено, что в некоторых организациях уже прошла подготовительная работа, и компании готовы пользоваться правилами, установленными ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Но поскольку вступит он в силу только через год, временно можно отложить новые бланки и формы.

При этом важно помнить, что законодательством установлено добровольное применение национальных стандартов. Поэтому если уже все готово, и организация установила для себя правило перейти на ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 с 1 июля 2018 года, она может начать на работу по новым правилам в установленный срок.

Тем, кто еще не подготовился, пора заняться изучением новых требований, анализом имеющихся в организации документов, сравнением их и приведением в соответствие с новыми правилами. И опять же ремарка, пользоваться новым ГОСТом необязательно, если это прямо не предусмотрено законом, договорами, контрактами, нормативными документами предприятий любых форм собственности. Хотя применение ГОСТа – дело довольно удобное и экономит время на спорах, когда деятельность компании и курсирующие документы проверяют инспекторы.

Что придется менять?

Как объясняли в Росстандарте, новый ГОСТ начали разрабатывать в связи с тем, что нормы действующего стандарта несколько устарели. Теперь они не «удовлетворяют современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники».

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 распространяется на все организационно-распорядительные документы. Среди них:

• уставы;
• положения;
• правила;
• инструкции;
• регламенты;
• постановления;
• распоряжения;
• приказы;
• решения;
• протоколы;
• договоры;
• акты;
• письма;
• справки и др.

В нем содержатся реквизиты документа (бланка), правила его создания и оформления. Причем, на этот раз чиновники предлагают, чтобы бумажный и электронный вариант документа были полностью идентичны. Кроме того, необходимо будет установить специальные средства защиты, которые позволят сохранять неизменными электронные документы.

Чтобы шагать в ногу со временем, в ГОСТе Р 7.0.97 – 2016, например, предложено пользоваться иностранными шрифтами, такими как Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri. Кроме того, официальные бланки организаций могут быть двуязычными, при составлении обращения можно писать «г-ну» или «г-же», а завершать письмо фразой «С уважением,..».

Вот еще несколько интересных поправок, которые были добавлены в новый ГОСТ:

• герб РФ и герб субъекта федерации объединены в один реквизит (используется только государственными и муниципальными учреждениями, коммерческие организации не имеют права ими пользоваться);
• реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два разных: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»;
• исчезли такие самостоятельные коды организации, как ОГРН и ИНН/КПП;
• вместо «наименование организации» теперь будет указано «наименование организации — автора документа»;
• дополнительно введены реквизиты «наименование структурного подразделения – автора документа» и «наименование должности лица — автора документа»;
• добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»;
• вместо реквизита «идентификатор электронной копии документа» появился «отметка об электронной подписи»;
• инициалы лица, к которому адресовано обращение, предлагается писать после фамилии;
• обязательно указывать адрес электронной почты;
• предусмотрено центральное и флаговое (по левой стороне) расположение реквизитов;
• прописана обязанность организации в ЛНА закреплять перечень используемых видов бланков.

Очень важно понимать, что даже после вступления в силу нового ГОСТа организации не обязаны вносить изменения в бланки документов - они будут действующими. Но если руководство примет решение перейти на новые правила оформления документов, новые бланки можно будет утвердить соответствующим приказом. Переделывать инструкцию по делопроизводству не надо.