Суточные при командировках в 2018 году

Порядок выплаты суточных работникам

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? Согласно ст. 167 ТК РФ:

• командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Данная выплата является подотчетной;
• суточные — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Выплата не является подотчетной.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных производится не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу и возможные остановки и задержки в пути.

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Статья 168 ТК РФ обуславливает право работодателей самостоятельно назначать размер денежных компенсаций своим сотрудникам за день служебной поездки. Размер компенсации может быть определен руководством компании и внесен во внутренние локально-нормативные акты, в том числе в «Положение о командировках».

Важно отметить, что если размер суточных при командировках в 2018 году не превышает 700 рублей для России и 2500 рублей для зарубежных поездок, то НДФЛ с данных сумм не уплачивается. Но они не являются обязательными, другими словами, размер денежной суммы может быть любой. Тогда, например, при назначении компенсационной выплаты при рабочей поездке по России в размере 3500 рублей НДФЛ будет удержано с суммы 2800 (3500 - 700 = 2800) рублей. Также в данном случае удержанию подлежат и страховые взносы.

Напоминаем, что в 2018 году страховые взносы регулируются пунктом 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2018 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения пребывания командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если по заданию руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. В случае, если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обеим выездам командированного лица, то это не является нарушением.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е.возвращение обратно к месту основной работы.

Пример расчета

При отправке транспортного средства до 00 часов днем отъезда считаются текущие сутки, в случае отъезда после 00 часов — следующие сутки. Выплаты за день отъезда производятся в полном объеме. Так же происходит расчет дня прибытия сотрудника. Если прибытие произошло до 00 часов, то днем прибытия определяются текущие сутки, если после 00 часов, то следующие. Выплата также производится в полном объеме. Например, если сотрудник был командирован руководством 31.12.2017 в 23:58, а прибыл 14.01.2018 в 00:15, то днем отъезда считается 31 декабря, а днем прибытия 14 января и за эти дни оплата производится в полном объеме. Общий срок командировки составил 15 дней, за которые необходимо произвести оплату.

Суточные в иностранной валюте

Размер суточных при командировках в 2018 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Валюта, в которой выплачиваются данные суммы при заграничных командировках, может быть установлена организацией. Например, начисление может быть произведено в долларах США и выдаваться работнику на руки в рублевом эквиваленте. Выплата производится согласно п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

• при отбытии в загранкомандировку — за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время пребывания за границей;
• при прибытии на территорию РФ — день пересечения границы оплачивается как командировка внутри РФ.

Важно отметить, что порядок расчета выплачиваемых неподотчетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Также компания самостоятельно определяет размер денежных компенсаций. Напомним, что при зарубежных выездах с суммы, превышающей 2500 рублей, уплачивается НДФЛ.

Однодневная командировка

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

Отметим, что при однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных затрат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае компенсация при зарубежных поездках является обязательной и начисляется в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании, а при выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

НДФЛ и другие удержания с суточных

Пункт 3 ст. 217 НК РФ регулирует суммы начислений, которые не подлежат обложению налогом. Для служебных поездок по России сумма составляет 700 рублей, для заграничных — 2500 рублей.

В некоторых случаях руководство компании принимает решение об увеличении суммы оплаты. В этом случае разница сумм между назначенной руководством и определенной государством облагается НДФЛ и обязательными страховыми выплатами, определяемыми НК РФ.

Отчет по суточным в командировке

Важно отметить, что неподотчетные суммы, выплаченные сотруднику, должны быть отображены в авансовом отчете. При этом сотруднику нет необходимости отчитываться за расходование данных денежных средств. Это учитывается во всех видах служебных поездок как по России, так и зарубежных.

Образец авансового отчета 2018

Скачать