100 0

Типовая номенклатура дел

Делопроизводство

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Содержание

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

ВАЖНО!
Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Заголовок документа

Нормативный акт

1

Трудовой договор

ст. 56 ТК РФ

2

Трудовые книжки

ст. 66 ТК РФ

3

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

ст. 123 ТК РФ

4

Штатное расписание

5

График отпусков

6

Табель учета рабочего времени

ст. 91 ТК РФ

7

Личные карточки

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

8

Приказы по личному составу

9

Приказы по основной деятельности

10

Должностные инструкции работников

11

Журнал учета проверок

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

12

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

13

Положение о персональных данных

ст. 87 ТК РФ

14

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

15

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189 ТК РФ

16

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Ч. 4, ст. 113 ТК РФ

17

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

18

Договора о материальной ответственности

Ст. 242, 243, 244, 245ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

скачать

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

100
Комментарии
Стаценко Ольга Владимировна
Стаценко Ольга Владимировна
3 Публикаций
1935 Дней на портале
0 Комментариев
Костров Никита
Автор месяца Костров Никита
Похожие статьи

Привычное картонное пенсионное удостоверение не выдают с 2015 года. Пробовали обойтись выдачей подтверждающих справок, но это оказалось неудобно всем: и ПФР, и гражданам, и организациям, в которых подтверждение статуса пенсионера требовалось. В результате с 2021 года начался выпуск свидетельств нового образца — пластиковых карточек.

Читать дальше

В ситуации, когда генеральный директор компании ушел в отпуск или на больничный, сотруднику, на которого временно возложены его обязанности, может потребоваться поставить подпись на документах. Рассказываем, как правильно подписать документ исполняющему обязанности, чтобы из-за ошибок не появились финансовые или налоговые проблемы. 

Читать дальше

Все чаще руководители компаний готовы внедрять электронный документооборот в кадровой сфере. Но на рынке представлены разные платформы КЭДО, и главный вопрос: как выбрать подходящую?

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37157
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:47
По 2 вопр. получается, что так ставить смену с ночными часами нельзя? Почему? Он условно говоря, работает 2/2 с 20 до 24. Идет домой, спит, отдыхает.Потом смена с 20 до 4. Интервал между этими сменами 20 ч. Благодаря этому и выдерживается недельное время отдыха. Не совсем понимаю, почему так нельзя? Если не против, могу в лс написать. Более детально пообщаться.
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:50
Вы не пояснили его график, я поняла по другому. Тогда, так можно.
Алла Федоренко
Алла Федоренко
Алла Федоренко
07:56
Уважаемые коллеги! При поступлении на работу нужно ли проходить медосмотр, если в мед книжке ещё анализы не просрочены? Девочка перешла к нам работать из детского сада. И заключения у неё нет, только мед книжка.
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
08:48
Да, нужно. В заключении ведь будет указана должность, на которую она именно к вам принимается. Тем более, мед.осмотр при приеме обязателен для поступающих на работу в детские учреждения
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
08:59
Добрый день! У нас без анкеты прием даже не состоится, поэтому обязательно для нас.
Присоединиться к беседе