рубрики

Типовая номенклатура дел

25 Июля 2017 в 16:16
Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

ВАЖНО!
Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Заголовок документа

Нормативный акт

1

Трудовой договор

ст. 56 ТК РФ

2

Трудовые книжки

ст. 66 ТК РФ

3

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

ст. 123 ТК РФ

4

Штатное расписание

5

График отпусков

6

Табель учета рабочего времени

ст. 91 ТК РФ

7

Личные карточки

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

8

Приказы по личному составу

9

Приказы по основной деятельности

10

Должностные инструкции работников

11

Журнал учета проверок

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

12

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

13

Положение о персональных данных

ст. 87 ТК РФ

14

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

15

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189 ТК РФ

16

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Ч. 4, ст. 113 ТК РФ

17

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

18

Договора о материальной ответственности

Ст. 242, 243, 244, 245ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

скачать

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2019).

Делопроизводство

10 Февраля 2019 в 09:07

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

07 Февраля 2019 в 10:30

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел - сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

30 Января 2019 в 17:40

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.

Делопроизводство Документооборот

26 Января 2019 в 14:01

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА