Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

Начиная с июля 2020 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2018 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза. Его разрешено использовать в качестве приложения к авансовому отчету — так указано в письме Минфина №03-03-06/1/10344 от 18.02.2019.

На бумажном чеке, подтверждающем расходы, в таком случае ставят подпись продавца как ответственного лица. Дополнительные сведения, необходимые для отчетности в соответствии со ст. 1 закона №192-ФЗ от 03.07.2018 и письмом Минфина №03-01-15/75371 от 19.10.2018, отображаются в фискальном документе, если товары приобретаются от имени компании или ИП. Без этих данных, считает Минфин (письмо №03-03-07/74934 от 30.09.2019), ФКЧ не вправе обосновывать «экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности».

Почему к отчету надо прикладывать подтверждающие документы?

С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.

Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2020 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.

Какими документами подтверждают расходы?

Расходы при составлении авансового отчета разрешено подтвердить ФКЧ, выбитым на бумаге при помощи аппарата ККТ или распечатанным электронным, который сотрудник, приобретающий для компании услуги или товар, получил по SMS или email. Помимо стандартных сведений в фискальный документ требуется включать название компании, для которой приобретают товар или услугу, ее ИНН, номер таможенной декларации и сумму акциза.

Так нужен ли товарный чек, если есть кассовый чек для авансового отчета в 2020 году, спросит предприниматель и получит ответ: в ряде случаев нужен. Не примут в качестве документа, подтверждающего расходы, бумажный кассовый чек без товарного для авансового отчета в 2020 году, если в нем не указано наименование и количество товара или услуги.

В соответствии с официальным мнением, выраженным в письме Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017, делаем вывод, что товарный чек без кассового можно принять в расходы в 2020 году в случае, если продавец не соблюдает кассовое законодательство. Работник не имеет возможности проверить, законно ли поступает в таком случае продавец, и пострадать не должен.

В зависимости от локальных нормативных актов, принятых работодателям на основании ст. 168 ТК РФ, п. 1 ст. 264 НК РФ, письма УФНС России по г. Москве №13-11/011687 от 28.01.2019 и письма Минфина №03-03-07/23568 от 25.03.2020, чеками на такси в авансовом отчете разрешено обосновывать расходы на оплату проезда в командировке.

Какие документы бухгалтерия не примет?

Напечатанный на бумаге с применением ККТ или распечатанный электронный чек для отчетности в бухгалтерию не подойдет в качестве первичного документа, если на нем отсутствуют в соответствии со ст. 4.7 закона №54-ФЗ и письмом Минфина №03-01-15/63722 от 20.08.2019 следующие сведения:

• название и номер;
• наименование компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• информация о применяемой ИП или организацией системе налогообложения и ее ИНН;
• дата оплаты товара или услуги;
• форма расчета;
• проведенные операции;
• количество и цена приобретенного товара (услуги);
• итоговая стоимость;
• реквизиты первичного документа и подпись продавца, если товар покупался для организации или ИП (придется дополнительно представить накладную или товарный чек);
• регистрационный номер контрольно-кассового аппарата и другие данные, наличие которых в фискальном документе определяется ст. 4.7 закона №54-ФЗ от 22.05.2003.

Не примет ФКЧ бухгалтерия и в том случае, если сведения, отображенные в нем, нельзя прочитать, в результате повреждения отсутствует часть реквизитов или указанные данные не соответствуют отображенным в отчете.