Трудоустройство в режиме онлайн и кадровый ЭДО

Изменения в ТК РФ: 407-ФЗ и 377-ФЗ

К возможности онлайн-трудоустройства привели нововведения в ТК РФ, которые были внесены Федеральными законами № 407-ФЗ и № 377-ФЗ. Указанные законы изменили порядок регулирования удаленки, позволили работодателям в электронном виде вести документооборот со своими удаленными сотрудниками, а также разрешили принимать соискателей на работу в режиме онлайн. Для подписания трудового договора новому сотруднику больше не нужно приходить в офис — достаточно подписать договор, составленный в электронном виде, с помощью электронной подписи.

Федеральный закон № 407-ФЗ ввел понятие удаленной работы и приравнял ее к дистанционной. Кроме того, закон определил три вида удаленной работы: постоянная, временная и гибридная.

В режиме постоянной удаленной работы сотрудник занимается своей трудовой деятельностью в течение всего срока, который прописан в трудовом договоре. Временная удаленная работа подразумевает дистанционный режим в течение ограниченного срока (максимум 6 месяцев). На гибридной (комбинированной) удаленке сотрудник чередует работу в офисе с дистанционной. Вид удаленной работы прописывается в трудовом договоре.

Федеральный закон № 377-ФЗ установил правила, по которым должно осуществляться взаимодействие между работодателем и работником через электронный документооборот (ЭДО).

После вступления закона в силу работодатели вправе перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически целиком. Дело в том, что закон предусматривает возможность ведения почти всех кадровых документов в электронном виде.

На бумаге остались лишь несколько документов:

• приказ об увольнении (за исключением случаев, когда увольняется дистанционный сотрудник, — закон № 407-ФЗ позволяет работодателю подписывать приказ об увольнении в электронном формате);
• акт о несчастных случаях;
• документация, подтверждающая прохождение инструктажа по охране труда.

Чтобы заключить трудовой договор удаленно, работодателю и соискателю нужна электронная подпись. В соответствии с правилами ведения кадрового электронного документооборота, для подписания должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Однако это требование обязательно лишь для работодателя. Работник может при подписании трудового договора использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), как и УКЭП, защищена, но при этом не настолько затратна. Кроме того, в отличие от УКЭП, она не требует установки специального ПО. Поэтому такой вид подписи является оптимальным вариантом при массовом выпуске ЭП для сотрудников.

Виды УНЭП по 377-ФЗ

Согласно положениям обновленной редакции Трудового кодекса РФ, усиленная неквалифицированная электронная подпись может быть двух видов:

• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Как выдавать работникам электронную подпись при онлайн-трудоустройстве

Получить подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги можно:

• с помощью онлайн-банка (Сбербанк, Тинькофф, Почта Банк);
• через заказ кода подтверждения по Почте России;
• при личном визите в один из центров обслуживания;
• используя УКЭП.

Для идентификации через Единую биометрическую систему России (ЕБС) необходимо сначала пройти первичную регистрацию в системе и сдать образцы биометрии в одном из уполномоченных банков. Например, в Сбербанке. В качестве биометрических данных используются голос и фотография лица, сделанная по технологии цифрового слепка.

При прохождении идентификации пользователь авторизуется в ЕСИА и подтверждает свою биометрию с помощью любого устройства с микрофоном и веб-камерой.

При переходе на КЭДО электронные подписи понадобятся для целого штата сотрудников, поэтому удобнее всего, когда они выпускаются из сервиса КЭДО. Например, в облачном сервисе Астрал iКЭДО не только реализован функционал выпуска УНЭП из личного кабинета сотрудника, но и возможность идентификации выпуска УНЭП посредством ЕСИА (подтверждение выпуска УНЭП через Госуслуги).