Рейтинг@Mail.ru
Программа для учета договоров в организации в 2022 году. Программа для ведения договоров
рубрики

Ведение договоров: как организовано и кто занимается

КонсультантПлюс

Ведение договоров — это весь комплекс работ по их подготовке, согласованию, подписанию, контролю исполнения и хранению.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Кто отвечает за договоры в организации

На законодательном уровне (в Гражданском кодексе Российской Федерации) закреплена свобода договора и обязанность сторон действовать добросовестно (статья 1 ГК РФ).

Но так как примеров того, что призыв государства «иметь совесть» исполнялся всеми гражданами без исключения, мировая история не знает, то организация работы по заключению договоров, их подготовке, сопровождению и т. д. требует определенной юридической квалификации.

В небольших компаниях часто каждый исполнитель сам ведет все подобные документы по своему направлению работы. И если у бухгалтера или менеджера правовой подготовки и опыта окажется недостаточно, возможны сюрпризы. Обратная ситуация: документ юридически грамотный, но со стороны бизнес-интересов неудачный.

Вывод: в комплексе работа с договорами в организации — это качественное правовое оформление и сопровождение содержательной («технической») задачи по интересующему направлению деятельности с учетом специфики бизнеса, контрагентов и т. д.

В крупных организациях создаются специальные структурные подразделения, которые этим занимаются. Разрабатываются и принимаются положения (инструкции) о ведении договорной работы: кто и как подготавливает, кто заключает договоры в организации, как они регистрируются и хранятся, кто контролирует исполнение, а также примерные формы (бланки) документов.

То есть каждая организация налаживает эту работу по своим возможностям: либо ее ведут штатные юристы, и они распределяют обязанности по сопровождению, ведению договоров, отработке претензий и т. д., либо нанимаются сторонние юридические компании с подобной специализацией, перед которыми ставятся конкретные задачи.

Процедура подготовки и заключения договоров

Обычный порядок заключения договоров в организации состоит из нескольких этапов.

1 этап — подготовка проекта.

Это предварительный текст, который разрабатывается подразделением, в компетенции которого сама сделка (коммерческий отдел, отел закупок, сбыта и т. д.).

Проект содержит преамбулу, основную содержательную часть (предмет сделки), права, обязанности и ответственность сторон, условия (цена, сроки, способ расчета и т. д.), порядок урегулирования споров, адреса и реквизиты сторон.

На подготовительном этапе происходит и оценка рисков работы с контрагентом.

2 этап — согласование и визирование документа.

Стандартная процедура заключения договоров в организации включает в себя предварительное согласование со всеми компетентными и заинтересованными сторонами.

Профильное подразделение-исполнитель, бухгалтерия и, в заключение, юристы оценивают проект с точки зрения целесообразности, рисков, формы и существа документа и т. д. При необходимости согласовываются и вносятся замечания и правки. То же самое делает контрагент.

3 этап — подписание, регистрация и хранение.

Подпись уполномоченными лицами означает, что сделка вступила в силу и передается на исполнение.

ВАЖНО!
Для некоторых сделок по закону требуется нотариальное удостоверение, иногда об этом договариваются стороны и прописывают соответствующее условие.

Следующий шаг — регистрация договоров — в организации производится в специальном журнале учета. Сведения, которые в него заносятся, компания определяет сама, но как минимум это дата и номер сделки. Журнал хранится у секретаря, юриста или другого уполномоченного сотрудника.

ВАЖНО!
В небольших организациях подобный журнал один, в более крупных — несколько, свой — в каждом структурном подразделении. Это проще и меньше путаницы.

Форма возможна любая, хоть старинная «амбарная книга», хоть специальная программа для регистрации договоров, но во многих организациях предпочитают обе. Электронная база — дело хорошее, но продублировать хотя бы минимальные сведения на бумаге не повредит.

Сами договоры хранятся в организации не менее 5 лет. Хранение подразделяют на:

  • текущее (срок зависит от срока сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
  • архивное (порядок хранения и дальнейшей передачи определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 — в зависимости от вида документа).
ВАЖНО!
Обязанность хранения подобных документов прописана в Налоговом кодексе РФ, законах «О бухгалтерском учете» и «Об архивном деле».

Какие существуют специальные программы

Сегодня доступно множество предложений готовых решений для автоматизации документооборота, делопроизводства и т. д.

В числе прочего системы электронного документооборота — это программы для ведения договоров, их согласования, регистрации и учета и т. д. Для многих, особенно небольших, организаций подобные сервисы — помощь в грамотном составлении документов и снижение рисков. Для больших компаний — оптимизация процесса.

Найти такую разработку не проблема. На запрос «бесплатная программа для учета заключения договоров» только Яндекс с ходу выдает множество предложений.

Вопрос — как выбрать. Если организация небольшая, и весь функционал — простой учет и хранение информации, то с этим справится обычная электронная таблица еxcel, Google Docs.

Если задача — не просто создать базу, но и работать в ней, вносить правки, дополнительные файлы, координировать в одной системе работу нескольких сотрудников, подойдет известная и испытанная платформа 1С («Предприятие», «Документооборот» и т. д.). Она платная, но цены разные — и подороже, и более демократичные.

Что такое родовой сертификат, и как его получить

Обоснование, зачем нужен родовой сертификат, двоякое. Для женщины это документ, подтверждающий её право на медпомощь и хотя бы формальную возможность выбора медицинского учреждения. Для медучреждений это часть целевого финансирования за счёт ФСС в рамках нацпроекта «Здоровье».

Гарантии и компенсации

03 Августа 2022 в 12:29

Как составить исковое заявление на компенсацию морального вреда

Лицо вправе взыскать компенсацию морального вреда, если ему причинены физические или нравственные страдания при условии наличия вины причинителя вреда. Для этого необходимо подать исковое заявление о компенсации морального вреда, при этом важно знать, как его составлять, куда подать и что указать в иске для эффективного разрешения конфликта.

Образцы документов

29 Июля 2022 в 15:16

Инструкция: проверяем задолженность у судебных приставов по фамилии онлайн

Проверка контрагентов защищает организацию от возможных негативных последствий. Одним из элементов проверки является информация о наличии долга. Можно узнать задолженность по фамилии в службе судебных приставов в режиме онлайн. Полученные сведения покажут общую финансовую ответственность контрагента.

Делопроизводство Проверки

29 Июля 2022 в 14:04

Компенсация за потерю времени в суде

Законодательством предусмотрена компенсация за потерю времени, на которую заинтересованная сторона вправе подать в суд, если считает, что другой участник процесса злоупотребляет процессуальными правами.

Гарантии и компенсации

29 Июля 2022 в 14:01

Как составить договор на техническое обслуживание

После приобретения вещи покупатель надеется на ее длительное использование. Договор на техническое обслуживание поможет привлечь специализированное лицо для проведения необходимых мероприятий по поддержанию вещи в работоспособном и безопасном состоянии.

Договоры Образцы документов

28 Июля 2022 в 18:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА