рубрики

Ведение договоров: как организовано и кто занимается

КонсультантПлюс

Ведение договоров — это весь комплекс работ по их подготовке, согласованию, подписанию, контролю исполнения и хранению.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Кто отвечает за договоры в организации

На законодательном уровне (в Гражданском кодексе Российской Федерации) закреплена свобода договора и обязанность сторон действовать добросовестно (статья 1 ГК РФ).

Но так как примеров того, что призыв государства «иметь совесть» исполнялся всеми гражданами без исключения, мировая история не знает, то организация работы по заключению договоров, их подготовке, сопровождению и т. д. требует определенной юридической квалификации.

В небольших компаниях часто каждый исполнитель сам ведет все подобные документы по своему направлению работы. И если у бухгалтера или менеджера правовой подготовки и опыта окажется недостаточно, возможны сюрпризы. Обратная ситуация: документ юридически грамотный, но со стороны бизнес-интересов неудачный.

Вывод: в комплексе работа с договорами в организации — это качественное правовое оформление и сопровождение содержательной («технической») задачи по интересующему направлению деятельности с учетом специфики бизнеса, контрагентов и т. д.

В крупных организациях создаются специальные структурные подразделения, которые этим занимаются. Разрабатываются и принимаются положения (инструкции) о ведении договорной работы: кто и как подготавливает, кто заключает договоры в организации, как они регистрируются и хранятся, кто контролирует исполнение, а также примерные формы (бланки) документов.

То есть каждая организация налаживает эту работу по своим возможностям: либо ее ведут штатные юристы, и они распределяют обязанности по сопровождению, ведению договоров, отработке претензий и т. д., либо нанимаются сторонние юридические компании с подобной специализацией, перед которыми ставятся конкретные задачи.

Процедура подготовки и заключения договоров

Обычный порядок заключения договоров в организации состоит из нескольких этапов.

1 этап — подготовка проекта.

Это предварительный текст, который разрабатывается подразделением, в компетенции которого сама сделка (коммерческий отдел, отел закупок, сбыта и т. д.).

Проект содержит преамбулу, основную содержательную часть (предмет сделки), права, обязанности и ответственность сторон, условия (цена, сроки, способ расчета и т. д.), порядок урегулирования споров, адреса и реквизиты сторон.

На подготовительном этапе происходит и оценка рисков работы с контрагентом.

2 этап — согласование и визирование документа.

Стандартная процедура заключения договоров в организации включает в себя предварительное согласование со всеми компетентными и заинтересованными сторонами.

Профильное подразделение-исполнитель, бухгалтерия и, в заключение, юристы оценивают проект с точки зрения целесообразности, рисков, формы и существа документа и т. д. При необходимости согласовываются и вносятся замечания и правки. То же самое делает контрагент.

3 этап — подписание, регистрация и хранение.

Подпись уполномоченными лицами означает, что сделка вступила в силу и передается на исполнение.

ВАЖНО!
Для некоторых сделок по закону требуется нотариальное удостоверение, иногда об этом договариваются стороны и прописывают соответствующее условие.

Следующий шаг — регистрация договоров — в организации производится в специальном журнале учета. Сведения, которые в него заносятся, компания определяет сама, но как минимум это дата и номер сделки. Журнал хранится у секретаря, юриста или другого уполномоченного сотрудника.

ВАЖНО!
В небольших организациях подобный журнал один, в более крупных — несколько, свой — в каждом структурном подразделении. Это проще и меньше путаницы.

Форма возможна любая, хоть старинная «амбарная книга», хоть специальная программа для регистрации договоров, но во многих организациях предпочитают обе. Электронная база — дело хорошее, но продублировать хотя бы минимальные сведения на бумаге не повредит.

Сами договоры хранятся в организации не менее 5 лет. Хранение подразделяют на:

  • текущее (срок зависит от срока сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
  • архивное (порядок хранения и дальнейшей передачи определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 — в зависимости от вида документа).
ВАЖНО!
Обязанность хранения подобных документов прописана в Налоговом кодексе РФ, законах «О бухгалтерском учете» и «Об архивном деле».

Какие существуют специальные программы

Сегодня доступно множество предложений готовых решений для автоматизации документооборота, делопроизводства и т. д.

В числе прочего системы электронного документооборота — это программы для ведения договоров, их согласования, регистрации и учета и т. д. Для многих, особенно небольших, организаций подобные сервисы — помощь в грамотном составлении документов и снижение рисков. Для больших компаний — оптимизация процесса.

Найти такую разработку не проблема. На запрос «бесплатная программа для учета заключения договоров» только Яндекс с ходу выдает множество предложений.

Вопрос — как выбрать. Если организация небольшая, и весь функционал — простой учет и хранение информации, то с этим справится обычная электронная таблица еxcel, Google Docs.

Если задача — не просто создать базу, но и работать в ней, вносить правки, дополнительные файлы, координировать в одной системе работу нескольких сотрудников, подойдет известная и испытанная платформа 1С («Предприятие», «Документооборот» и т. д.). Она платная, но цены разные — и подороже, и более демократичные.

Какие документы нужны для пособия малоимущим

Документы для детских пособий для малоимущих (основные):

  • заявление;
  • паспорта родителей;
  • свидетельства о рождении детей;
  • справка о составе семьи;
  • справки о доходах за последние три месяца;
  • банковские реквизиты для перечислений.

Список дополняется в зависимости от региона и вида оформляемой меры соцподдержки.

Гарантии и компенсации Законодательство

26 Ноября 2021 в 15:07

Заключаем договор ГПХ по стадиям

Стадии заключения договора:

  1. Направление оферты.
  2. Получение акцепта.

Кроме этого, выделяют этап ведения переговоров и рассмотрения оферты.

Договоры Образцы документов

25 Ноября 2021 в 14:33

Как правильно составить штатное расписание в 2022 году

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной платы как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Но его необходимость часто вызывает споры в организации.

Образцы документов

25 Ноября 2021 в 09:40

Как разработать штатное расписание на 2022 год

Штатное расписание — это документ, которым регулируются вопросы оплаты труда, распределения должностей, подчиненность цехов, отделов и участков. Для его составления используют либо унифицированную форму, либо самостоятельно разработанный бланк.

Образцы документов

24 Ноября 2021 в 12:36

Статистическая отчетность в 2021 году: что и куда подавать

Статистическая отчетность — это формы с различными данными, которые организации и индивидуальные предприниматели направляют в Росстат в электронной форме. За нарушение сроков сдачи предусмотрены штрафы.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

18 Ноября 2021 в 15:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА