Ведение договоров: как организовано и кто занимается

Кто отвечает за договоры в организации

На законодательном уровне (в Гражданском кодексе Российской Федерации) закреплена свобода договора и обязанность сторон действовать добросовестно (статья 1 ГК РФ).

Но так как примеров того, что призыв государства «иметь совесть» исполнялся всеми гражданами без исключения, мировая история не знает, то организация работы по заключению договоров, их подготовке, сопровождению и т. д. требует определенной юридической квалификации.

В небольших компаниях часто каждый исполнитель сам ведет все подобные документы по своему направлению работы. И если у бухгалтера или менеджера правовой подготовки и опыта окажется недостаточно, возможны сюрпризы. Обратная ситуация: документ юридически грамотный, но со стороны бизнес-интересов неудачный.

Вывод: в комплексе работа с договорами в организации — это качественное правовое оформление и сопровождение содержательной («технической») задачи по интересующему направлению деятельности с учетом специфики бизнеса, контрагентов и т. д.

В крупных организациях создаются специальные структурные подразделения, которые этим занимаются. Разрабатываются и принимаются положения (инструкции) о ведении договорной работы: кто и как подготавливает, кто заключает договоры в организации, как они регистрируются и хранятся, кто контролирует исполнение, а также примерные формы (бланки) документов.

То есть каждая организация налаживает эту работу по своим возможностям: либо ее ведут штатные юристы, и они распределяют обязанности по сопровождению, ведению договоров, отработке претензий и т. д., либо нанимаются сторонние юридические компании с подобной специализацией, перед которыми ставятся конкретные задачи.

Процедура подготовки и заключения договоров

Обычный порядок заключения договоров в организации состоит из нескольких этапов.

1 этап — подготовка проекта.

Это предварительный текст, который разрабатывается подразделением, в компетенции которого сама сделка (коммерческий отдел, отел закупок, сбыта и т. д.).

Проект содержит преамбулу, основную содержательную часть (предмет сделки), права, обязанности и ответственность сторон, условия (цена, сроки, способ расчета и т. д.), порядок урегулирования споров, адреса и реквизиты сторон.

На подготовительном этапе происходит и оценка рисков работы с контрагентом.

2 этап — согласование и визирование документа.

Стандартная процедура заключения договоров в организации включает в себя предварительное согласование со всеми компетентными и заинтересованными сторонами.

Профильное подразделение-исполнитель, бухгалтерия и, в заключение, юристы оценивают проект с точки зрения целесообразности, рисков, формы и существа документа и т. д. При необходимости согласовываются и вносятся замечания и правки. То же самое делает контрагент.

3 этап — подписание, регистрация и хранение.

Подпись уполномоченными лицами означает, что сделка вступила в силу и передается на исполнение.

Следующий шаг — регистрация договоров — в организации производится в специальном журнале учета. Сведения, которые в него заносятся, компания определяет сама, но как минимум это дата и номер сделки. Журнал хранится у секретаря, юриста или другого уполномоченного сотрудника.

Форма возможна любая, хоть старинная «амбарная книга», хоть специальная программа для регистрации договоров, но во многих организациях предпочитают обе. Электронная база — дело хорошее, но продублировать хотя бы минимальные сведения на бумаге не повредит.

Сами договоры хранятся в организации не менее 5 лет. Хранение подразделяют на:

• текущее (срок зависит от срока сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
• архивное (порядок хранения и дальнейшей передачи определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 — в зависимости от вида документа).

Какие существуют специальные программы

Сегодня доступно множество предложений готовых решений для автоматизации документооборота, делопроизводства и т. д.

В числе прочего системы электронного документооборота — это программы для ведения договоров, их согласования, регистрации и учета и т. д. Для многих, особенно небольших, организаций подобные сервисы — помощь в грамотном составлении документов и снижение рисков. Для больших компаний — оптимизация процесса.

Найти такую разработку не проблема. На запрос «бесплатная программа для учета заключения договоров» только Яндекс с ходу выдает множество предложений.

Вопрос — как выбрать. Если организация небольшая, и весь функционал — простой учет и хранение информации, то с этим справится обычная электронная таблица еxcel, Google Docs.

Если задача — не просто создать базу, но и работать в ней, вносить правки, дополнительные файлы, координировать в одной системе работу нескольких сотрудников, подойдет известная и испытанная платформа 1С («Предприятие», «Документооборот» и т. д.). Она платная, но цены разные — и подороже, и более демократичные.