Ведение секретного делопроизводства

Какие существуют типы секретности

Термин «секретность» на законодательном уровне применяется только в отношении информации, которая отнесена к государственной тайне. В свою очередь, государственная тайна — это усиленно защищаемые сведения, доступ к которым и разглашение которых без соблюдения надлежащей процедуры приводит к причинению существенного вреда (или опасности возникновения такого вреда) интересам страны или безопасности государства.

К государственной тайне относятся сведения из различных областей деятельности страны: военные, экономические, внешнеполитические, разведывательные, научно-технические, оперативно-розыскные, контрразведывательные.

В законе «О гостайне» установлены 3 типа секретности, которые обязательно учитываются при ведении делопроизводства в организации. Каждый тип соответствует степени тяжести ущерба от разглашения засекреченной информации.

1 тип

Сведения особой важности — самый высокий уровень гостайны. Разглашение информации этого типа создает потенциальной ущерб интересам всей страны в любой из защищаемых областей деятельности. Например, к этому типу секретности относятся сведения о стратегических запасах страны.

2 тип

Совершенно секретные сведения — средний уровень гостайны. Разглашение сведений этого типа приводит к ущербу интересов отдельных государственных органов, министерств или отраслей экономики в любой из защищаемых областей деятельности. Например, этот уровень присваивается планам по госзакупкам для госорганов и министерств.

3 тип

Секретные сведения — последний уровень гостайны, но от этого не теряющий свое значение. К этому типу относятся все иные засекреченные данные, которые защищаются как государственная тайна. Разглашение секретных сведений наносит ущерб интересам и безопасности отдельных предприятий, организаций или учреждений из различных, защищаемых отраслей деятельности государства. Например, этот уровень присваивается планам и чертежам разрабатываемой военной техники.

Одна из задач при ведении секретного делопроизводства — присвоение документам степени засекреченности, актуализация этого уровня в процессе работы и хранения, понижение или повышение типа секретности.

Что такое секретное делопроизводство

Любой тип делопроизводства — это деятельность внутри предприятия, тесно связанная с такими процессами в отношении служебной документации и иных материалов, как: изготовление, ведение учета, размножение, отправка в иные организации, хранение и уничтожение.

При ведении секретного делопроизводства все эти действия осуществляются в отношении засекреченной информации и сведений любого типа секретности.

Если на предприятии ведется работа с информацией, отнесенной к гостайне, то организация в обязательном порядке обязана:

• получить лицензию на ведение секретного делопроизводства;
• создать отдел по ведению секретного делопроизводства (даже если он состоит из 1 человека).

Деятельность отдела по ведению секретного делопроизводства регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в РФ (утверждена Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1). Эта инструкция тоже относится к засекреченным документам, поэтому ее текст невозможно найти в открытом доступе. Также на предприятии принимаются специальные ЛНА, относящиеся к деятельности отдела секретного делопроизводства (приказы, распоряжения, учетные политики и пр.) и порядку ведения засекреченной информации.

К засекреченной информации относятся любые виды документов и рабочих материалов: текстовые, графические, аудио- и видеозаписи, схематические и прочие. Секретные документы выполняются и изготавливаются любым способом и на любом виде носителя: от руки, на копировальном или печатающем устройстве, в электронной форме, на бумаге, фото-, видеопленке и пр.

В процессе ведения секретного делопроизводства на документах и иных засекреченных сведениях проставляются грифы, соответствующие уровню его секретности.

Правила ведения секретного делопроизводства

Ведение секретного делопроизводства осуществляется по специальным правилам, которые строго регламентируют:

• порядок доступа к засекреченной информации — принимаются необходимые организационные меры. Например, утверждаются функции службы охраны или безопасности, порядок учета, ведения и хранения документов и пр. Основная цель — не допускать доступ лиц, не имеющих соответствующих полномочий или разрешений, к любой засекреченной информации;
• перечень полномочий и уровень доступа при работе с секретными сведениями — регламентируются инструкцией по работе с такими сведениями;
• порядок работы с засекреченной информацией — передача сотрудникам иных отделов, копирование (только по необходимости), пересылка в другую организацию, ведение журналов учета, уничтожение и пр.;
• порядок присвоения, пересмотра и снятия типа или уровня секретности — должны быть закреплены определенные сроки сохранения секретности; порядок создания специальной комиссии, порядок рассекречивания документов;
• контроль деятельности специалистов отдела при ведении секретного делопроизводства осуществляет руководитель организации;
• материальное стимулирование сотрудников за выполнение функций по ведению такого делопроизводства (надбавки к окладу, премии и пр.) утверждаются внутренним приказом по предприятию.

Также есть общие требования к порядку оформления отделом делопроизводства любой секретной информации. Например, на обложку документа наносятся специальные грифы и обозначения:

• в правом верхнем углу — отметка об уровне секретности (гриф секретности);
• под грифом проставляется инвентарный номер;
• если документу присвоен уровень «совершенно секретно», проводится красная линия через весь лист из правого верхнего угла в левый нижний угол;
• все листы в документе прошиваются и нумеруются.

Для работы с секретной информацией сотруднику отдела делопроизводства и иным специалистам оформляется соответствующий уровень доступа и заполняется карточка доступа по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 07.02.2024 № 132.

Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно