Внеплановая инвентаризация: почему и как проводится

В каких случаях проводят внеплановую инвентаризацию

Плановые ревизии проводят в заранее установленные сроки. График их проведения утверждает руководитель организации, например, в составе учетной политики, в положении об инвентаризации или отдельным распорядительным документом.

Регулирование вопроса, в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация, происходит либо на законодательном уровне, либо на основании решения руководителя в зависимости от ситуации.

Пункт 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности № 34н, п. 1.5 методических указаний № 49 устанавливают ситуации, когда проводится внеплановая инвентаризация на обязательной основе, например:

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
• при смене материально ответственного лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
• при продаже имущества, его сдачи в аренду.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности обязательная внеплановая инвентаризация проводится в случаях, установленных п. 1.6 методических указаний № 49:

• смена руководителя коллектива (бригадира);
• выбытие из коллектива (бригады) более 50% его членов;
• требование одного или нескольких членов коллектива (бригады).

По решению руководства организации незапланированный пересчет проводят в рамках системы внутреннего контроля сохранности имущества по мере необходимости. Например, внезапная проверка какого-либо склада организации или кассы.

В зависимости от полноты выбранных для проверки учетных признаков одного объекта учета выделяют сплошные и выборочные проверки. Сплошные охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства в отношении объекта учета. Например, проводится проверка всех материально-производственных запасов по всем местам хранения или переработки.

В случае выборочной ревизии объект учета проверяется частично. Например, по распоряжению руководителя, материально-производственные запасы проверяются (п. 2.16 методических указаний № 49):

• по месту хранения (переработки). В частности, при хищении со склада проводится пересчет ценностей, находящихся только на складе;
• материально ответственным лицом;
• изготовителем (поставщиком).

Порядок осуществления организациями бюджетной сферы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни устанавливается с учетом положений бюджетного законодательства РФ о внутреннем финансовом контроле (п. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В каких случаях делается внеплановая инвентаризация в бюджетном учреждении, регулируется, кроме приведенных общих норм, п. 9 инструкции по отчетности, утвержденной Минфином в Приказе от 25.03.2011 № 33н, п. 80-82 федерального стандарта, утвержденного Приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н.

Как составить приказ о проведении внеплановой ревизии

Приказ о проведении ревизии (в т. ч. внеплановой) составляется по форме № ИНВ-22 или по форме, утвержденной организацией. В нем отражается следующая информация:

• реквизиты приказа;
• место проведения проверки;
• цель, причины проведения внеплановой инвентаризации активов и обязательств;
• наименование проверяемых активов и обязательств;
• состав инвентаризационной комиссии;
• сроки ревизии, в том числе сроки сдачи итогов проверки.

В состав инвентаризационной комиссии включаются любые работники организации или сторонние специалисты (например, аудиторы). Комиссия состоит минимум из трех человек. Сфера деятельности значения не имеет, в этом мероприятии принимают участие работники бухгалтерии, технические и другие специалисты (п. 2.3 методических указаний № 49). Может назначаться и постоянно действующая инвентаризационная комиссия и ее председатель, для этого издается приказ в произвольной форме, утвержденный руководителем.

Председателем, как правило, ставят заместителя руководителя или главного бухгалтера. Члены комиссии пересчитывают имущество и определяют его качественное состояние. Полученные данные вносят в инвентаризационные описи (п. 2.7 методических указаний № 49).

Пример приказа о создании инвентаризационной комиссии и приказа о проведении ревизии:

Порядок проведения незапланированной инвентаризации

Особый порядок проведения внеплановой инвентаризации не установлен, он такой же, как и для плановых, и включает:

• подготовительные мероприятия (формирование приказа о ревизии, назначение и уведомление комиссии);
• процедуры проверки;
• оформление и утверждение результатов;
• отражение результатов в учете.

Сроки проведения незапланированной ревизии

Точные сроки проведения внеплановой инвентаризации и назначение таких проверок заранее неизвестны.

Необходимость проведения устанавливает руководитель и закрепляет приказом, в котором и указываются сроки. Проверяющих о внеплановой внутренней инвентаризации уведомляют за сутки-двое.

Продолжительность ревизии варьируется от 1 до 20 рабочих дней.