Возмещение затрат сотрудников: порядок и правила
Почти в каждой организации бывают такие ситуации, когда нужно делать возмещение сотрудникам. Например, при использовании для работы личного имущества: так случилось с моей коллегой, у которой сломался рабочий ноутбук, и ей пришлось на время ремонта принести свой из дома. В каких еще случаях работник вправе требовать компенсации своих расходов? Ведь он вовсе не обязан тратить собственные средства на нужды организации. В каком порядке и как оформлять выплаты? Разбираемся.
В каких случаях нужно возместить затраты работника
Денежные выплаты для возмещения затрат, понесенных работниками при исполнении трудовых обязанностей, установлены Трудовым кодексом (ст. 164 ТК РФ).
Расходы, которые возместит работодатель:
- при направлении в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ);
- служебные поездки (ст. 168.1);
- переезд на работу в другую местность (ст. 169);
- использование личного имущества (ст. 188).
Порядок возмещения затрат работнику
Подробный алгоритм возмещения прописан в Руководстве, утвержденном Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253.
| Затраты, которые возместят | Порядок и размер возмещения определяются | Особенности |
| Служебная командировка | ||
| Проезд | Коллективный договор или локальный нормативный акт | Сохранение места работы, среднего заработка |
| Наем жилого помещения | ||
| Суточные | ||
| Иные затраты (с разрешения работодателя) | ||
| Служебные поездки | ||
| Проезд | Коллективный договор, локальный НА, соглашения, трудовой договор | Перечень работ обязателен |
| Наем жилья | ||
| Дополнительные расходы | ||
| Иные | ||
| Переезд | ||
| Переезд работника | Коллективный договор, локальный НА, соглашение |
Затраты возмещаются в том случае, если есть предварительная договоренность между сторонами. Не возмещаются, если работодатель предоставил транспорт |
| Переезд членов семьи | ||
| Провоз имущества | ||
| Обустройство на новом месте жительства | ||
| Использование личного имущества | ||
|
Износ/амортизация:
|
Соглашение сторон в письменной форме | Расходы возмещаются в том случае, если имущество используется с согласия или ведома работодателя и в его интересах |
| Ремонтные работы, обновление, покупка комплектующих и расходников, топлива, ГСМ | ||
Может пригодиться:
Используйте бесплатно Путеводитель от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить направление сотрудника в служебную командировку и возместить ему расходы.
Документальное оформление возмещения затрат работнику
Каждая организация самостоятельно разрабатывает ЛНА, в котором прописываются правила возмещения расходов.
Примерный список необходимых документов:
- Служебные командировки:
- уведомление о направлении в командировку (для некоторых категорий сотрудников);
- служебная записка (с обоснованием предстоящих расходов);
- авансовый отчет;
- подтверждающие документы (билеты, чеки, БСО и т.д.).
- Служебные поездки:
- журнал учета поездок;
- проездные документы;
- отчет о выполненной работе;
- маршрутные листы;
- справка-расчет суточных и т.д.
- Переезд:
- уведомление о переводе;
- письменное согласие сотрудника;
- заявление работника о компенсации расходов;
- документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, чеки и т.д.).
- Использование личного имущества:
- соглашение сторон;
- акт выполненных работ;
- путевые листы, счета, квитанции и т.д.
В каждом из перечисленных случаев разрабатывается положение и пишется приказ об его утверждении. В качестве примера приведем самый востребованный документ, в котором прописывается порядок возмещения расходов, – положение о командировках.
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Часто задаваемые вопросы о возмещении затрат сотрудникам
-
Какие расходы работодатель возмещает работнику при направлении в командировку?
Проезд, проживание, суточные. Иные расходы (например, услуги связи, оформление визы) оплачиваются с согласия работодателя.
-
Возмещаются ли затраты при разъездном характере работы?
Да, если должность включена работодателем в специальный перечень работ.
-
Работник переезжает на работу в другую местность, с ним едет его семья. Оплатит ли работодатель их переезд?
Если работодателем не были предоставлены средства передвижения, то затраты возместят.
