Встречи one-to-one — как выстроить доверительные отношения с подчиненными

Зачем проводить встречи one-to-one и как мотивировать сотрудников

Продуктивность команды зависит от комфорта каждого сотрудника, однако не существует универсальной схемы управления персоналом. Руководители встречаются с работниками один на один, чтобы понимать и мотивировать их. Личные беседы нужны, чтобы выстроить отношения и собрать обратную связь с подчиненными. Благодаря этому руководитель понимает состояние коллектива в целом и частные трудности коллег.

В процессе беседы обсуждается всё, что волнует подчинённого: рабочие вопросы, перспективы развития, личные трудности. Сотрудник рассказывает о ходе проекта, задачах и делится, что ему нравится в рабочем процессе, а что хотел бы изменить. Внимательное отношение руководителя повышает самооценку сотрудника. Если после встречи one-to-one работник остаётся услышанным, то его мотивация растёт.

Встречи можно проводить оффлайн или онлайн, но важно, чтобы оба участника были максимально включены в беседу: не отвлекались на чаты, рабочие задачи и другие факторы.

Не рапорт, а беседа

В каждом списке советов для руководителей написано о том, как важно общаться с подчинёнными один на один. Но у топ-менеджеров это вызывает сложность — трудно выделить время для частых встреч и непонятно, что на них обсуждать.

Руководитель разработчиков в компаниях Apple, Slack и Pinterest Майкл Лопп советует встречаться каждую неделю по полчаса. Чтобы беседа была продуктивна, следует заранее к ней подготовиться. Руководитель должен изучить показатели сотрудника, собрать о нём обратную связь от коллег и подготовить ключевые вопросы.

Встречи в формате one-to-one — это выявление боли и трудностей сотрудника. Работодателю важно понимать, что в данный момент не устраивает подчинённого в работе и что он хотел бы изменить.

Разговор с сотрудником лучше начинать с вопроса о его жизни, спросить, как дела, поинтересоваться новостями.

Только после того, как руководитель выслушал подчинённого и убедился, что у него всё нормально, стоит переходить к рабочим темам — узнать о проблемных задачах, поделиться новостями компании.

Раз в три недели стоит интересоваться отношением сотрудника к компании. Вопросы могут быть разными: на первой встрече спросить о продукте, на следующей — в каком проекте работник хотел бы поучаствовать.

Доверие в разговоре должно быть с обеих сторон. Сотрудник тогда будет готов говорить открыто, когда почувствует искренность и понимание со стороны руководителя.

Не стоит забывать, что каждая встреча one-to-one проходит в индивидуальном формате. Руководитель и сотрудник обсуждают текущие проблемы, которые волнуют подчинённого. Поэтому вопросы для каждой беседы различны и следует готовить их заранее.

Во время one-to-one управляющий должен больше спрашивать, чем говорить. Не стоит давить и отчитывать сотрудника, лучше дать ему возможность высказаться и при помощи наводящих вопросов найти решение проблемы. One-to-one — это не вызов на ковёр, а разговор о планах, климате в коллективе и личных переживаниях, который построен на доверии.

Частые ошибки

Даже опытные руководители совершают ошибки на встрече one-to-one. В результате личная беседа, которая должна выстроить доверительные отношения между начальником и подчинённым, напротив ухудшает общение.

Наиболее распространённые ошибки:

• плохая подготовка — встреча без чёткой цели не принесёт результата;
• игнорирование мнения сотрудника — one-to-one не должен превращаться в монолог руководителя, это возможность для сотрудника рассказать о проблемах;
• нерегулярность — непостоянные встречи заставляют сотрудников думать о халатном отношении руководителя, из-за чего работники относятся к беседам несерьёзно;
• отсутствие конфиденциальности — информация со встречи остаётся только между руководителем и сотрудником;
• невовлечённость — работодатель не должен во время беседы переписываться в чатах и общаться с другими коллегами.

Результат one-to-one должен быть понятен обеим сторонам — и руководителю, и сотруднику. Как зафиксировать итог — зависит от культуры компании. Это может быть письмо в мессенджере или общий документ на диске.

Но в конце каждого one-to-one необходимо закрепить договорённости письменно. Хоть это и доверительная беседа, но она должна быть эффективной, не оставаться только разговором, выполнение и результаты должны отслеживаться.