рубрики

Зачем нужен учет печатей

КонсультантПлюс
Иногда создается впечатление, что все делопроизводство с журналами учета — работа ради работы и перевода бумаги. Всегда ли это мнение верно?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

Речь в телефонной трубке была стандартной: «Здравствуйте, меня зовут... представляю банк… Могу навести справки о вашем сотруднике?..» Поэтому и ответ был предельно стандартный:

— Добрый день, я должна проверить, есть ли у меня письменное разрешение работника на разглашение его персональных данных, пожалуйста, подождите пару минут.

На самом деле Ирина обычно помнила, кому делала для банка справки о работе и «проверка» была страховкой на случай забывчивости, а главное, маленькой «местью» банкам — отвлекаете от работы, так потратьте заодно и свое время. Справка с печатью для всех, включая полицию и прокуратуру, — документ, а для них — нет. Память не подвела: Сергей Иванов справку не заказывал.

— Спасибо за ожидание. К сожалению, данный человек не давал мне разрешения на разглашение информации. Вы можете прислать письменный запрос…

— Ладно, я могу тогда ваши реквизиты уточнить?

Это был неожиданный поворот разговора, но законодательством не запрещенный, и Ирина дала согласие.

— В справке, — ого, он все-таки предоставил им справку! Интересно, где взял, — ИНН не соответствует данным налоговой.

Сотрудница банка зачитала цифры. Это был старый номер, когда фирма числилась на налоговом учете по юридическому адресу, однако уже 5 лет как они перерегистрировались по фактическому, о чем кадровик сообщила сотруднице банка.

— Значит, адрес, — и девушка на другом конце провода зачитала прежний адрес, — тоже устарел?

— Да. А вы можете сказать, каким числом датирована справка?

— Десятым февраля.

— А кем подписана?

— Генеральным директором Свиридовыми и главным бухгалтером Арсеньевой.

— И печать стоит?

— Да, с вашим названием и пометкой «Для документов». Я так понимаю, работник эту справку сделал сам?

— Да, очень похоже…

Женщины попрощались. Ирина задумалась, сколько лет печать свободно стояла на столе секретаря, и никогда не возникало проблем с ее… не совсем законным использованием. Ладно, Сергей себе навредил: кредит не получит и может в черный список попасть, а если кто-то под чем-то более серьезным захочет печать шлепнуть? И будет фирма потом должна кому-нибудь большие деньги? Или купят себе чистую трудовую, понапишут черт-те что, а она потом с трудовым инспектором или прокурором объясняйся?!

И Ирина пошла к директору требовать немедленно ужесточить контроль за использованием печати.

Шпаргалка

Печать используется для заверения подлинности подписи должностного лица (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), и легкомысленное отношение к ее хранению и использованию может привести к неблагоприятным последствиям.

Для предотвращения неправомерного использования печати (или печатей, если в организации их несколько) необходимо:

  • прописать порядок использования, учета и хранения печатей в ЛНА организации;
  • назначить ответственного за учет, хранение и использование;
  • вести журнал учета;
  • если в организации принято вывозить печати за ее пределы, вести учет их выдачи.

При использовании нескольких печатей один сотрудник может отвечать как за одну, так и за несколько.

Журнал учета может иметь следующий вид:


Если ее необходимо забрать за пределы организации (например, для подписания документов после переговоров или акта проверки), необходим журнал учета движения штампа следующего вида:Поскольку в течение срока службы штампа ответственные лица могут часто меняться, рекомендуем на каждую печать отводить отдельную страницу журнала.

При износе печати или минования надобности в ней (например, прекратило действие структурное подразделение, указанное на оттиске) ее следует уничтожить и списать. Также печать списывается и, соответственно, теряет юридическую силу при ее утере.

  • 2018-07-31 06:53:23
    По поводу печати все верно, ее следует уничтожить и списать
Как написать заявление на налоговый вычет за обучение

Заявление на налоговый вычет за обучение — документ, который оформляют при желании вернуть из бюджета 13 % от общей суммы, потраченной на учебу для себя или близких родственников.

Гарантии и компенсации Образцы документов

17 Ноября 2021 в 18:21

Как отстранение от работы обозначается в табеле

Как в табеле отметить отстранение от работы — НО или НБ, в зависимости от того, сохраняется за сотрудником заработная плата или нет. Помимо буквенных, есть еще цифровые коды — 34 и 35 соответственно.

Образцы документов Рабочее время

11 Ноября 2021 в 17:02

Что такое принцип свободы договора

Свобода договора в гражданском праве — это основополагающий принцип, который заключается в возможности сторон самостоятельно и без принуждений принимать на себя права и обязанности и вступать в договорные правоотношения. Имеются исключения, когда вступление в правоотношения для субъекта обязательно.

Договоры

08 Ноября 2021 в 13:55

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях. 

Делопроизводство Образцы документов

29 Октября 2021 в 10:51

Как правильно указать цель в резюме

Цель в резюме — это краткое вступление, в котором описаны планы в дальнейшей карьере кандидата на вакансию и мотивация для получения работы. Если ее грамотно сформулировать, она поможет подтолкнуть потенциального работодателя к положительному решению в пользу претендента.

Резюме

15 Октября 2021 в 16:31

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА