рубрики

Зачем нужен учет печатей

Иногда создается впечатление, что все делопроизводство с журналами учета — работа ради работы и перевода бумаги. Всегда ли это мнение верно?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

Речь в телефонной трубке была стандартной: «Здравствуйте, меня зовут... представляю банк… Могу навести справки о вашем сотруднике?..» Поэтому и ответ был предельно стандартный:

— Добрый день, я должна проверить, есть ли у меня письменное разрешение работника на разглашение его персональных данных, пожалуйста, подождите пару минут.

На самом деле Ирина обычно помнила, кому делала для банка справки о работе и «проверка» была страховкой на случай забывчивости, а главное, маленькой «местью» банкам — отвлекаете от работы, так потратьте заодно и свое время. Справка с печатью для всех, включая полицию и прокуратуру, — документ, а для них — нет. Память не подвела: Сергей Иванов справку не заказывал.

— Спасибо за ожидание. К сожалению, данный человек не давал мне разрешения на разглашение информации. Вы можете прислать письменный запрос…

— Ладно, я могу тогда ваши реквизиты уточнить?

Это был неожиданный поворот разговора, но законодательством не запрещенный, и Ирина дала согласие.

— В справке, — ого, он все-таки предоставил им справку! Интересно, где взял, — ИНН не соответствует данным налоговой.

Сотрудница банка зачитала цифры. Это был старый номер, когда фирма числилась на налоговом учете по юридическому адресу, однако уже 5 лет как они перерегистрировались по фактическому, о чем кадровик сообщила сотруднице банка.

— Значит, адрес, — и девушка на другом конце провода зачитала прежний адрес, — тоже устарел?

— Да. А вы можете сказать, каким числом датирована справка?

— Десятым февраля.

— А кем подписана?

— Генеральным директором Свиридовыми и главным бухгалтером Арсеньевой.

— И печать стоит?

— Да, с вашим названием и пометкой «Для документов». Я так понимаю, работник эту справку сделал сам?

— Да, очень похоже…

Женщины попрощались. Ирина задумалась, сколько лет печать свободно стояла на столе секретаря, и никогда не возникало проблем с ее… не совсем законным использованием. Ладно, Сергей себе навредил: кредит не получит и может в черный список попасть, а если кто-то под чем-то более серьезным захочет печать шлепнуть? И будет фирма потом должна кому-нибудь большие деньги? Или купят себе чистую трудовую, понапишут черт-те что, а она потом с трудовым инспектором или прокурором объясняйся?!

И Ирина пошла к директору требовать немедленно ужесточить контроль за использованием печати.

Шпаргалка

Печать используется для заверения подлинности подписи должностного лица (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), и легкомысленное отношение к ее хранению и использованию может привести к неблагоприятным последствиям.

Для предотвращения неправомерного использования печати (или печатей, если в организации их несколько) необходимо:

  • прописать порядок использования, учета и хранения печатей в ЛНА организации;
  • назначить ответственного за учет, хранение и использование;
  • вести журнал учета;
  • если в организации принято вывозить печати за ее пределы, вести учет их выдачи.

При использовании нескольких печатей один сотрудник может отвечать как за одну, так и за несколько.

Журнал учета может иметь следующий вид:


Если ее необходимо забрать за пределы организации (например, для подписания документов после переговоров или акта проверки), необходим журнал учета движения штампа следующего вида:Поскольку в течение срока службы штампа ответственные лица могут часто меняться, рекомендуем на каждую печать отводить отдельную страницу журнала.

При износе печати или минования надобности в ней (например, прекратило действие структурное подразделение, указанное на оттиске) ее следует уничтожить и списать. Также печать списывается и, соответственно, теряет юридическую силу при ее утере.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая служба в организации

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Делопроизводство Госслужба

21 Августа 2019 в 17:25

Основы делопроизводства: как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно

Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2019).

Делопроизводство

10 Февраля 2019 в 09:07

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

07 Февраля 2019 в 10:30

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА