рубрики

Что такое электронные больничные и как с ними работать

КонсультантПлюс

Электронный листок нетрудоспособности — это бюллетень о наличии уважительной причины неявки на работу, который по желанию пациента оформляют в виде онлайн-документа. Такой вариант оформления действует более 2 лет, но у страхователей и работников остаются вопросы по работе с новой системой.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Изменения в законодательстве

Первого мая 2017 принят закон о больничных листах в России — Федеральный закон №86-ФЗ, который ввел новый формат листка нетрудоспособности: с 01.07.2017 его разрешено выдавать в электронном виде. Документ полностью дублирует бумажную версию, но навсегда остается в компьютерных базах данных: на руки оригинал ни работник, ни работодатель, ни чиновники не получают.

Первыми, кто опробовал новый подход к оформлению, стали регионы, в которых проводится пилотный проект ФСС «Прямые выплаты». Перечень субъектов РФ, которые уже работают напрямую с Фондом, и тех, кто присоединится в ближайшее время, содержится в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 №294.

Электронный больничный в связи с карантином и режимом самоизоляции по COVID-19

С 20 марта по 01 июля 2020 года электронные больничные оформляют в случае ухода на карантин, чтобы не допустить распространения коронавируса. Временные правила оформления документов регламентирует Постановление Правительства РФ от 18.03.2020 № 294.

В постановлении заявлено, что лицо, вернувшееся из страны, где зафиксированы случаи заражения COVID-19, обязано добровольно уйти на карантин. То же самое следует сделать гражданам, совместно проживающим с таким человеком, если они относятся к застрахованным лицам, т.е. за них страховые взносы в ФСС уплачивает работодатель.

Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности, гражданин заходит в личный кабинет на сайте ФСС, оставляет о себе данные и передает документы, подтверждающие возвращение из зараженного государства. Больничный открывается автоматически на 14 дней.

Помимо карантина для вернувшихся из-за границы, правительство предложило оформлять больничные листы работающим гражданам старше 65 лет. В Постановлении Правительства от 01.04.2020 №402 чиновники предусмотрели следующий алгоритм открытия документа о нетрудоспособности:

  1. Работодатель подает сведения о работниках старше 65 лет, которые соблюдают режим самоизоляции (не переведены на дистанционный труд, не отправлены в оплачиваемый отпуск), в ФСС через личный кабинет.
  2. Человеку автоматически открывают лист нетрудоспособности на период с 6 по 19 апреля.
  3. Оплата за счет ФСС производится частями (за первые 7 дней — в ближайшую неделю, за вторые — не позже 21 апреля) на карточку работника.
ВАЖНО!
Если пенсионер нарушит введенные требования по самоизоляции, ему придется вернуть сумму, полученную от ФСС.

Закроют онлайн-больничный автоматически. Никуда ходить не надо. Это касается и работающих пенсионеров и тех граждан, кто отправился на карантин после приезда из зараженной страны.

Что надо делать

В соответствии с правилами, которые устанавливает закон об электронных больничных листах, чтобы получить документ по новой форме:

  • пациенту необходимо дать согласие на оформление такого документа;
  • работодателю — стать участником специальной информационной системы.

Если одно из названных условий не соблюдено, работник получит обычный бумажный лист нетрудоспособности.

Новые электронные листы нетрудоспособности подписывают усиленными цифровыми подписями врачи из медицинских организаций.

Как работает новая система

Оформление документа о нетрудоспособности по новым правилам начинается с того, что у пациента запрашивается согласие на применение нового порядка, инструкция для работника по электронным больничным листам проста: он вправе согласиться с предложением или отказаться и получить бумажный вариант.

Рассмотрим схему работы этой системы.

Шаг 1

Если пациент согласен на получение листка в электронной форме, медицинская организация в специальной автоматизированной системе «АИС», за ведение которой отвечает ФСС, создает новый документ — открывает больничный. Лечащий врач заполняет только свою часть документа — раздел «Заполняется медицинской организацией». В нем появляются данные о самом пациенте, причинах нетрудоспособности, периоде, в течение которого трудящийся не мог работать. Кроме того, указывают наименование конкретного страхователя из базы ФСС, поскольку все работодатели, в том числе по договорам ГПХ, обязаны регистрироваться как страхователи.

Шаг 2

После закрытия врачом электронный больничный лист в ФСС передается по внутреннему каналу обмена информацией в общую базу, доступ к которой открыт и работодателям. Чтобы получить информацию, необходимо в нее зайти. Делается это несколькими способами:

  • через личный кабинет на сайте ФСС. Для входа используют логин и пароль учетной записи на портале госуслуг, если она была подтверждена, либо придется зарегистрироваться там;
  • через Прикладную функциональную подсистему «Сбор отчетности Фонда социального страхования Российской Федерации» (через нее еще сдают форму 4-ФСС);
  • через операторов электронного документооборота, осуществляющих информационный обмен с государственными органами, в нашем случае с ФСС.

Порядок действий во всех случаях одинаковый для кадровиков, электронный больничный заполняется и отправляется по единым правилам независимо от способа получения информации.

Для наглядности посмотрите картинки, взятые с сайта Фонда социального страхования. Эта информация представлена чиновниками как открытая, поэтому редакция Клуба ТК не несет ответственность за их содержание, представленные фотоматериалы позволяют судить о том, как выглядит электронный больничный лист и порядке работы по новым правилам.

Поскольку в документе конкретно указан страхователь, у организации автоматически создается база листков нетрудоспособности собственных сотрудников. Если временно нетрудоспособных несколько, с помощью фильтра (критерии поиска — фамилия, СНИЛС, иной параметр) выбирайте конкретный документ.

Документ о нетрудоспособности не всегда сразу появляется в журнале работодателя. Чиновники предлагают в ручном порядке запрашивать его, если работник появился после болезни.

Шаг 3

Полученный документ надо экспортировать в собственную базу, при необходимости распечатать. Фото электронного больничного листа для наглядного представления о том, что он собой представляет.

Следующий раздел — «Медицинская организация» — для редактирования работодателем недоступен. В этом разделе указано, кто выдал документ, какова длительность листка нетрудоспособности, когда сотрудник приступает к работе. Но ничего исправить в этой вкладке не получится.

Раздел «Заполняется работодателем» — единственный, где страхователь что-то заполняет. В этой вкладке некоторые поля иногда заполнены автоматически: например, наименование организации и регистрационный номер. Фактически, принцип, как работать с электронными больничными работодателю, сводится к заполнению отдельных граф, сохранению и отправке в ФСС.

Кадровик или бухгалтер вписывают:

  • сведения о руководителе и бухгалтере организации;
  • страховой стаж работника;
  • условия исчисления пособия для сотрудника;
  • продолжительность болезни;
  • средний дневной заработок и средний заработок для исчисления пособия;
  • суммы больничного за счет средств работодателя и за счет ФСС.

Отметим, что пользователям программ, через которые сдают отчетность в ФСС, и клиентам операторов ЭДО заполнять формы проще: программа сама посчитает средний заработок трудящегося и конечную сумму пособия, в том числе которую платит работодатель.

Шаг 4

После сохранения всех данных в больничном он автоматически направляется в ФСС. Чиновники проверяют сведения и либо одобряют расчеты и документ, либо возвращают его с информацией об ошибках.

Все сообщения и уведомления от ФСС, статус больничного и пособия работодатель сможет посмотреть в специальном журнале. Для поддержки и формирования понимания страхователей, оформляющих электронные больничные листы, как это работает в 2020 году, в личном кабинете имеется журнал реестров, журнал обмена данными, журнал пособий.

Система позволяет как посмотреть электронный больничный лист, так и получать информацию от чиновников. В примере — извещение о необходимости предоставить недостающие сведения:

Страхователям доступен фильтр только по тем записям, на которые пришли извещения.

Помимо извещений от чиновников, сама система иногда выдает ошибки в расчетах. На примере — несоответствие среднего заработка с иным показателем:

Для чего это все

Чиновники с самого начала объясняли, что нововведение поспособствует:

  • оптимизации процесса электронного обмена сведениями между ФСС, медицинскими организациями и федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
  • снижению трудоемкости обработки документов;
  • сокращению количества обращений застрахованных лиц за причитающимися им выплатами (теперь это делается через Единый портал государственных услуг);
  • обеспечению возможности проведения ФСС аналитической работы в части финансового планирования расходов.

Говоря коротко, новшества предназначаются исключительно для внутреннего использования государственными органами, но за счет налогоплательщиков.

Если вы пока не используете электронные листки, то заполнение бумажных бланков производите по-старому, электронные больничные листы в 2020 году обязательны не станут, но их преимущества по сравнению с бумажными столь велики, что на новую систему переходит все большее количество работодателей.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Статусы в электронных больничных

Статус больничного листа в ФСС — цифровой код, соответствующий конкретному этапу обработки электронного листка нетрудоспособности. Важно понимать, что они означают, чтобы вовремя увидеть и распознать проблему.

Больничные Бухгалтерия в кадрах

11 Декабря 2020 в 13:29

Зачем нужен МРОТ для больничного листа

МРОТ для расчета больничного листа — 12 130 рублей. В регионах его размер бывает и больше, например, для Санкт-Петербурга минимальная оплата труда составляет 19 000 рублей.

Больничные Расчеты с персоналом

30 Октября 2020 в 14:35

Коронавирус: справочник для работодателя

Инструктаж по профилактике коронавирусной инфекции — это обязанность работодателя по предупреждению распространения опасного вируса среди персонала.

Актуально Больничные Кадровики советуют Охрана труда !Карантин!

23 Октября 2020 в 17:48

Можно ли работать во время больничного

Можно ли работать, находясь на больничном, — нет. Работодателям нельзя заставлять трудиться больных подчиненных, и к тому же это опасно. Работникам же следует понимать: выплачивать одновременно и пособие, и заработную плату компания не сможет.

Больничные Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Законодательство Охрана труда

07 Октября 2020 в 12:26

Хранение больничных листов в организации

Хранение больничных листов — это процедура, обязательная для каждого работодателя. Организуйте архив, назначьте ответственного и обеспечьте сохранность документов на протяжении установленного срока.

Архивное хранение Больничные Бухгалтерия в кадрах Документооборот Законодательство

29 Сентября 2020 в 16:07

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА