рубрики

Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

10 Апреля 2019 в 08:07
Организация учета и контроля отработанного сотрудниками времени — обязанность любого работодателя, закрепленная статьей 91 ТК РФ. Дадим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени (Т-13, Т-12 и форма 0504421).
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Какую форму табеля контроля выбрать

Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Скачать

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

Скачать

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвержден табель учета рабочего времени — форма 0504421 (образец заполнения 2019 представлен ниже), который обязателен для:

  • органов государственной власти и местного самоуправления;
  • внебюджетных фондов;
  • государственных и муниципальных учреждений.

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

Скачать

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

  • сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
  • соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Где брать требования к оформлению форм

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

  • явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
  • указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Заполненный образец графика учета

Скачать

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода

Наименование дохода

2000

зарплата

2012

отпускные

2300

пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

  • кода вида оплаты (дохода);
  • корреспондирующего счета;
  • дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

Скачать

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Табель учета рабочего времени 52н (образец заполнения 0504421), утвержденный Минфином, внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в Приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

  • отчетный период;
  • наименование учреждения;
  • вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
  • дату формирования сведений;
  • код ОКПО;
  • номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а далее по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть можно вести 2 способами, указывая:

  • случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
  • фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день было два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Чиновники разработали свой перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Ознакомиться со списком утвержденных знаков можно ниже.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки также записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Несколько примеров, как может выглядеть табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2019 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за свой счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он будет выглядеть так:

Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то при тех же исходных данных табель учета выглядит иначе:

Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, форма 0504421 (новый)

Скачать

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Пособие по уходу за ребенком повысят примерно в 200 раз

Женщины, осуществляющие уход за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, смогут получать пособие в размере прожиточного минимума. По сравнению с теми 50 рублями, которые платят сейчас, выплаты увеличатся примерно в 200 раз. При этом у матерей и отцов, воспитывающих детей до 1,5 лет, по-прежнему остается выбор: либо работать, либо ухаживать за малышом, либо совмещать работу и воспитание.

Актуально Гарантии и компенсации Рабочее время

26 Июня 2019 в 12:01

Хронометраж рабочего времени и нормирование труда

Часто ли встречается в организациях должность, которая называется хронометражист? Ответ понятен. Но, тем не менее, она существует, и в постсоветское время неожиданно может быть востребована если не по форме, то по содержанию. Что же такое нормирование труда, и чем занимается на предприятии хронометражист?

Управление персоналом

24 Июня 2019 в 12:28

Рабочую неделю готовы сократить. Осталось решить вопрос с зарплатой

Некоторые чиновники уверены, что совсем скоро рабочая неделя будет сокращена до 4 дней. Но не все эксперты верят в такой вариант развития ситуации, называя эту идею глупой и неоправданной. Сами граждане, правда, говорят, что могут выполнять работу быстрее, но нет стимула.

Актуально Рабочее время

18 Июня 2019 в 12:41

День России 12 июня: график работы

Как работаем 12 июня: Постановление Правительства, которое перенесло бы праздник, не утверждено, День России в этом году приходится на среду. Поэтому праздничная неделя для работающих на пятидневке будет короткой: четыре дня вместо пяти. Для работающих по нестандартным графикам продолжительность рабочей недели отличается.

Актуально Рабочее время

05 Июня 2019 в 17:25

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

В связи с тем, что расчет оплаты труда производится на основании сведений, изложенных в табеле учета рабочего времени, заполнению данного документа необходимо уделять повышенное внимание. Рассмотрим основные вопросы, которые возникают при ведении и заполнении табеля.

Рабочее время

04 Июня 2019 в 13:24

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА