рубрики

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

06 Сентября 2017 в 10:48
Организация учета и контроля рабочего времени — обязанность любого работодателя, закрепленная статьей 91 ТК РФ. Ниже дана инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени (Т-12).
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Из имеющихся форм учета рабочего времени можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

Форма Т-12, если учет ведется вручную

Форма Т-13, если учет ведется автоматизированно

Можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (код формы по ОКУД 0504421).

Бланк формы № 52н

Необходимо отметить, что формы Госкомстата изначально были разработаны для всех организаций вне зависимости от формы собственности, форма Минфина разработана специально для органов государственной власти.

Итак, предположим, что в организации учет рабочего времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда, наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Следовательно, заполнять мы будем только первую часть унифицированной формы Т-12.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений, применяемых при заполнении второй страницы первого раздела учетной формы.

Шаг 1.

Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2.

Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3.

Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4.

Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5.

Присваиваем порядковый номер и указываем дату заполнения.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем вести заполнение в соответствии со штатным расписанием). Теоретически, данная страница подлежит заполнению в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя о своем отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6.

Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7.

Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8.

Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9.

В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность времени.

Шаг 10.

Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11.

Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12.

Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13.

Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14.

Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15.

Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16.

Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Какие программы используют для заполнения табеля

Для заполнения табеля в автоматическом режиме необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, времени работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и для бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть: где Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Заполненный образец графика учета рабочего времени

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-12

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-13

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Чиновники уточнили норму часов для водителей

С 05.06.2018 вступил в силу Приказ Минтранса РФ, который уточняет, сколько может длиться рабочая смена водителя. Расскажем, о чем нужно знать работодателям.

Актуально Законодательство Рабочее время

13 Августа 2018 в 12:33

Режим труда и отдыха: как установить и контролировать

Режим труда и отдыха на предприятии — это необходимое условие рабочего процесса, позволяющее сохранить не только здоровье сотрудников, но и обеспечить их высокую трудоспособность.

Рабочее время Управление персоналом

10 Августа 2018 в 17:46

Как доказать отсутствие сверхурочных

Случается, недобросовестные работники пытаются шантажировать работодателя, угрожая жалобами в ГИТ. Возможно ли защититься от подобных вымогателей или на практике получается дешевле заплатить? Что делать, если сотрудник требует оплатить сверхурочную работу, которую не выполнял?

Рабочее время Разбираем на примерах Трудовые споры

07 Августа 2018 в 15:31

Норма рабочего времени на 2018 год. Производственный календарь

Норма рабочего времени на 2018 год — это совокупность продолжительности труда за определенный период, который называется учетным. Например, для обычной пятидневки учетный период равен месяцу (может и больше, но детали ниже), норма времени для месяца равна 40 часам при восьмичасовом рабочем дне. Нормативную базу этого вопроса составляет Трудовой кодекс и Приказ Минздрава от 13.08.2009 № 588н. Как обычно, разберем нормы рабочего времени на 2018 год просто и на примерах, чтобы не осталось неясностей.

Рабочее время

26 Июля 2018 в 11:43

Минтруд распределил выходные на 2019 год

Стало известно, сколько выходных будет у россиян в следующем году. Министерство труда представило проект Постановления Правительства «О переносе выходных дней в 2019 году», который может быть утвержден в ближайшие месяцы.

Актуально Рабочее время

24 Июля 2018 в 16:19

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА