Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2017

07 Июня 2017 в 17:29
Заверять копии трудовых книжек кадровики в скором времени станут по новым правилам. Но, в связи с тем, что дата внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов, была перенесена, вопрос о том, как правильно заверяются копии трудовых книжек, на данный момент является чрезвычайно актуальным. Ответим на него в статье.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Действующие правила заверения

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предоставления ее по месту требования. Например, в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но, так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется заверенная ксерокопия.

Пока новые правила оформления не вступили в силу, заверять копию бланка следует по прежним правилам:

  • фразой “Верно” подтверждаем безошибочность указанных в документе данных;

  • указываем должность, Ф.И.О., подпись кадрового работника, ответственного за оформление справки;

  • вписываем дату заверения

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта  от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Для сторонней организации

  • на документе ставится отметка “Верно”;

  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

  • указывается дата заверения;

  • с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:

Для внутреннего документооборота компании

  • указывается запись “Верно”;

  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;

  • дата заверения.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно заверять трудовые книжки? Образец заполнения смотрите ниже:

Где можно заверить документ?

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить ксерокопию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Сколько действует ксерокопия трудовой книжки?

Она имеет ограниченный срок действия. В каждой организации он зависит от конкретного случая. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

скачать

 

Задайте вопрос экспертам
Роструд разъяснил особенности оплаты работы по совмещению и в праздничные дни

Представители Роструда в рамках разъяснительной работы уточнили, как правильно установить и выплатить надбавку за совмещение, и каким образом оплачивать работу в выходной день. Также в ведомстве объяснили, почему в трудовом договоре необходимо указывать отдельно оклад и отдельно районный коэффициент.

Гарантии и компенсации Оплата труда Управление персоналом

17 Ноября 2017 в 10:38

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Одним из показателей успешного развития предприятия является расширение территориального охвата рынка. В связи с этим возникает необходимость найма персонала за пределами места расположения организации, а значит, требуется создание обособленного подразделения. Рассмотрим основные аспекты ведения кадрового делопроизводства при наличии обособленных подразделений.

Документооборот Прием на работу Увольнение

17 Ноября 2017 в 10:33

Понятие и принципы государственной гражданской службы

Что такое государственная гражданская служба? Каковы главные ценности, обозначенные работодателем-государством? Подходит ли вам работа в госорганах: что перевесит — бонусы или ограничения? Отвечаем на ваши вопросы.

Госслужба

16 Ноября 2017 в 10:20

Альтернативная военная служба: что это такое?

Альтернативная военная служба в РФ гарантирована все российским гражданам Конституцией. Это значит, что они могут пойти работать на пользу общества вместо того, чтобы вступить в ряды вооруженных сил. Что нужно знать об этой обязанности работодателям и призывникам, расскажет эта статья.

Воинский учет Управление персоналом

15 Ноября 2017 в 11:01

Роструд уточнил случаи, когда работнику можно «урезать» зарплату

Федеральная служба по труду и занятости разъяснила (см. https://www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?ID=610383), когда работодатель вправе снизить заработную плату подчиненного. В поле зрения контролеров попали три ситуации: неисполнение служебных обязанностей или установленных норм, простой в работе, а также некачественный результат работы сотрудника. Разберемся в каждой из них.

Оплата труда Расчеты с персоналом Трудовые споры

14 Ноября 2017 в 12:36

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА