рубрики

Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

КонсультантПлюс

Как заверять трудовые книжки в 2021 году:

  1. Откопировать необходимые страницы.
  2. Прошить и пронумеровать листы.
  3. На каждой странице написать вручную «Верно. Ф.И.О. и должность исполнителя» или проставить специальный штамп.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

  • получения заграничного паспорта, визы;
  • сверки стажа в ПФР;
  • службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
  • назначения пособий;
  • определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

ВАЖНО!
Заверить и выдать копию трудовой книжки сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ).

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • отмечается дата заверения;
  • определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

  • указать запись «Верно»;
  • прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • внести дату заверения.

Как заверить в 2021 году

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

  • 2018-08-17 13:32:45
    Указанный ГОСТ не содержит требований, к оформлению копии Трудовой книжки. Хватит вводить людей в заблуждение.
  • 2018-09-24 09:46:45
    Если не прошивать, то нужно на каждом листе указывать копия верна и подпись?
  • 2018-09-25 06:27:04
    и печать и копия верна на каждом листе?
  • 2018-09-27 07:40:39
    А если все листы прошить, то какие отметки необходимо просталять на всех страницах?
  • 2018-11-06 11:01:48
    Подскажите, если я сшиваю документы мне печать подпись дату ставить на приклееной на нитки бумажку, и в конце копии тоже всё проставлять с надписью где хранится (или где храниться тоже на приклеено бумажке а в конце копии не надо? и второй вопрос если просто степлером скрепить то тогда на каждой странице писать все и где храниться или где храниться только на последнем листе?
  • 2018-11-09 08:24:54
    если на последней странице трудовой нет места для записи заверения.Где ее делать?
  • 2018-11-14 12:51:30
    Добрый день, помогите, пожалуйста! Муж попросил на работе сделать копию трудовой,а специалист поставил надпись работает по настоящее время прямо в оригинале документа.. Это недопустимо? Эту запись нужно отменять? Или исправлять? А новую копию делать уже после исправления в оригинале?
  • 2018-11-22 12:45:43
    Добрый день. Подскажите, имеет ли право работодатель заверять пустые страницы копии трудовой книжки?
  • 2018-11-23 06:55:48
    Добрый день! Подскажите, если кадровое сопровождение выведено на аутсорсинг, они заверяют и хранят ТК. Какую запись должны внести? Подлинник хранится в аутсорсинговой компании ООО....? Корректна ли будет запись Подлинник хранится в организации без уточнения названия?
  • 2018-12-11 08:13:21
    Добрый день! Подскажите, один разворот трудовой книжки должен быть на одном листе формата А4 или же можно делать два, на одном листе?
  • 2018-12-19 03:57:23
    Указывать именно в СЕЙФЕ (место хранения) или достаточно название компании: хранится в ООО ........ ?
  • 2018-12-24 07:58:39
    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, заверять нужно каждую страницу копии ТК, или достаточно прошить/скрепить и заверить последний лист? Заранее спасибо!
  • 2019-01-10 04:09:42
    верно ли будет запись в КТК Подлинник документа находиться в ООО Ласточка
  • 2019-01-18 09:48:09
    Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы).
    Трудовая книжка к таковым документам НЕ ОТНОСИТСЯ!!!
  • 2019-01-18 09:52:08
    В силу ст. 4, ст. 26 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта является ДОБРОВОЛЬНЫМ
  • 2019-01-30 02:40:43
    Мы заполнили по вашим данным -и банк отправил нас домой, ни принял такие документы!
  • 2019-02-25 08:18:09
    почему номер сейфа то надо указывать, еще и инв.№? Давайте еще напишем где ключи хранятся от сейфа.... Есть номенклатура дел - ее и надо указать . я так считаю.
  • 2019-03-06 09:41:04
    В ГОСТЕ не указано про сейф. Цитирую: Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год)
  • 2019-06-19 00:32:28
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где на копий трудовой должна быть расположена надпись работает по настоящее время? На развороте все графы исписаны. Куда перенести эту запись?
  • 2019-09-18 10:25:07
    На мой взгляд, местонахождение прописано не совсем правильно, я пишу не номер полочки и сейфа, а фактический адрес нахождения кадровой службы, т.к. искать ООО без адреса сложно, возможно зарегистрировано по одному адресу, а есть филиалы и .т.п.
  • 2018-08-19 09:29:42
    Указанный ГОСТ содержит информацию как заверяются копии документов в целом (пункт 5.26), трудовая книжка это документ, порой люди обращаются к работодателю за копией этого документа. Как заверить копию написано в ГОСТе.
  • 2018-09-20 13:29:59
    все правильно, там сначала типа подпись, а потом рашифровка
  • 2018-09-24 09:47:54
    да, тогда на каждом
  • 2018-09-25 06:38:23
    да, и печать и копия верна на каждом листе если н е прошивать в единый файл
  • 2018-09-27 08:01:37
    Если все прошить, то на всех листах проставлять не надо, пломбируйте и заверяйте в одном месте
  • 2018-11-06 13:10:16
    Если просто степлером скреплять то каждую страницу заверять придется, если сшиваете, то концы нитки связываете и пломбируете, на пломбу печать ставите
  • 2018-11-09 12:11:20
    о каком заверении речь? если о копии то на любом свободном месте, если речь про оригинал и про запись об увольнении, то либо ниже напишите либо вкладыш заводите.
  • 2018-11-14 09:56:26
    так и напишите, что оригинал хранится в номенклатурной папке или сейфе, помещение такое то...
  • 2018-11-14 13:34:14
    Да, в оригинале документа такие записи не вносят, запись надо признать недействительной. Копию придется делать уже с такими записями. На самом деле это не на что не влияет, да, неприятно конечно... как вариант можно сделать дубликат.
  • 2018-11-26 07:31:31
    Мое мнение - хранение трудовых книжке за пределами территории работодателя это грубое нарушение, отдать на внешний источник ведение кадрового делопроизводства можно, но вести его надо на территории работодателя.
  • 2018-11-26 07:31:45
    Может, но зачем?
  • 2018-12-12 10:04:30
    Один лист - один разворот
  • 2018-12-19 06:44:59
    да, так и пишите - в сейфе, металлическом шкафу и т.д.
  • 2018-12-24 08:39:22
    Добрый день, можно каждую, можно сшить и заверить на последнем листе, как Вам больше нравится
  • 2019-01-10 08:10:28
    Надя, если делать все по ГОСТ то надо указать где подлинник находится, а так верно
  • 2019-01-30 08:19:07
    Можно и так, но с банками сложно спорить
  • 2019-01-30 08:23:51
    Бывает, банки у нас вообще организации самостоятельные, Вы на будущее уточняйте у них требования, какие доки они хоят видеть
  • 2019-01-30 08:24:05
    Совершенно верно
  • 2019-01-30 08:24:39
    Там написано что трудовую так заверять нельзя?
  • 2019-06-19 07:45:31
    Анна, такие фразы обычно банки требуют, подобная запись, если мне память не изменяет, вообще не предусмотрена... если надо вписать именно работает по настоящее время, то пишите под последней записью на копии
  • 2019-01-30 08:12:29
    По поводу первого варианта. Лучше не нарушать правила делопроизводства. Поэтому можно выдать справку работнику о том, что он в настоящее время работает в организации. Тем более, отсутствие записи в трудовой книжки об увольнении и является подтверждением того, что работник на день выдачи ему копии трудовой книжки еще работает в организации (у данного работодателя)
  • 2018-11-14 08:41:16
    добрый день. подскажите как написать оригинал хранится в... , если у нас нет отдела кадров. просто офис.
  • 2018-09-20 13:26:27
    Правильно ли в образце имя,отчество в сокращении А.Н.Куцева, а не просто Куцева?
  • 2018-09-18 20:02:39
    ...печать организации не захватывает текст и подпись кадровика... - Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/zavereniye-kopii-trudovoy-knizhki Читайте ГОСТы, оттиск печати не должен захватывать текст и подпись, а захватывает только должность. У нас любят бахать печать прямо на подпись, так вот это грубое нарушение. А если есть МП или М.П. то только туды и бахаем, даже если не захватывает должность. Потом ПФРовцы мучают кадровиков и архивариуса, не могут прочитать текст в ТК, печать закрывает, а ещё уважаемые, ставьте оттиск так чтобы он читался, а не кляксы делала печать. Вышла из строя печать, сделайте новую, это не запрещено.
Можно ли исправить дату рождения в трудовой книжке

Дата рождения в трудовой книжке — это обязательные сведения, которые вносят в титульный лист. Основанием служат документы, удостоверяющие личность.

Делопроизводство Трудовые книжки

17 Июня 2021 в 11:25

Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:

  1. Запросите первичный документ — основание.
  2. Внесите запись под следующим очередным порядковым номером.
  3. Впишите реквизиты документа-основания в последнюю колонку.

Трудовые книжки

16 Июня 2021 в 11:13

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Трудовые книжки Увольнение

12 Мая 2021 в 10:11

Записи в трудовой книжке совместителя

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 

Трудовые книжки Совместительство

12 Апреля 2021 в 11:33

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника. 

Трудовые книжки

25 Марта 2021 в 10:19

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА