100 0

Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году

Трудовые книжки

Как заверять трудовые книжки в 2022 году:

  1. Откопировать необходимые страницы.
  2. Прошить и пронумеровать листы.
  3. На каждой странице написать вручную «Верно. Ф.И.О. и должность исполнителя» или проставить специальный штамп.
Содержание

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

  • получения заграничного паспорта, визы;
  • сверки стажа в ПФР;
  • службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
  • назначения пособий;
  • определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

ВАЖНО!
Заверить и выдать копию трудовой книжки сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ).

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2022 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • отмечается дата заверения;
  • определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

  • указать запись «Верно»;
  • прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • внести дату заверения.

Как заверить в 2022 году

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

100
Комментарии
  • 2018-08-17 13:32:45
    Указанный ГОСТ не содержит требований, к оформлению копии Трудовой книжки. Хватит вводить людей в заблуждение.
  • 2018-08-19 09:29:42
    Указанный ГОСТ содержит информацию как заверяются копии документов в целом (пункт 5.26), трудовая книжка это документ, порой люди обращаются к работодателю за копией этого документа. Как заверить копию написано в ГОСТе.
  • 2018-09-18 20:02:39
    ...печать организации не захватывает текст и подпись кадровика... - Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/zavereniye-kopii-trudovoy-knizhki Читайте ГОСТы, оттиск печати не должен захватывать текст и подпись, а захватывает только должность. У нас любят бахать печать прямо на подпись, так вот это грубое нарушение. А если есть МП или М.П. то только туды и бахаем, даже если не захватывает должность. Потом ПФРовцы мучают кадровиков и архивариуса, не могут прочитать текст в ТК, печать закрывает, а ещё уважаемые, ставьте оттиск так чтобы он читался, а не кляксы делала печать. Вышла из строя печать, сделайте новую, это не запрещено.
  • 2018-09-20 13:26:27
    Правильно ли в образце имя,отчество в сокращении А.Н.Куцева, а не просто Куцева?
  • 2018-09-20 13:29:59
    все правильно, там сначала типа подпись, а потом рашифровка
  • 2018-09-24 09:46:45
    Если не прошивать, то нужно на каждом листе указывать копия верна и подпись?
  • 2018-09-24 09:47:54
    да, тогда на каждом
  • 2018-09-25 06:27:04
    и печать и копия верна на каждом листе?
  • 2018-09-25 06:38:23
    да, и печать и копия верна на каждом листе если н е прошивать в единый файл
  • 2018-09-27 07:40:39
    А если все листы прошить, то какие отметки необходимо просталять на всех страницах?
  • 2018-09-27 08:01:37
    Если все прошить, то на всех листах проставлять не надо, пломбируйте и заверяйте в одном месте
  • 2018-11-06 11:01:48
    Подскажите, если я сшиваю документы мне печать подпись дату ставить на приклееной на нитки бумажку, и в конце копии тоже всё проставлять с надписью где хранится (или где храниться тоже на приклеено бумажке а в конце копии не надо? и второй вопрос если просто степлером скрепить то тогда на каждой странице писать все и где храниться или где храниться только на последнем листе?
  • 2018-11-06 13:10:16
    Если просто степлером скреплять то каждую страницу заверять придется, если сшиваете, то концы нитки связываете и пломбируете, на пломбу печать ставите
  • 2018-11-09 08:24:54
    если на последней странице трудовой нет места для записи заверения.Где ее делать?
  • 2018-11-09 12:11:20
    о каком заверении речь? если о копии то на любом свободном месте, если речь про оригинал и про запись об увольнении, то либо ниже напишите либо вкладыш заводите.
  • 2018-11-14 08:41:16
    добрый день. подскажите как написать оригинал хранится в... , если у нас нет отдела кадров. просто офис.
  • 2018-11-14 09:56:26
    так и напишите, что оригинал хранится в номенклатурной папке или сейфе, помещение такое то...
  • 2018-11-14 12:51:30
    Добрый день, помогите, пожалуйста! Муж попросил на работе сделать копию трудовой,а специалист поставил надпись работает по настоящее время прямо в оригинале документа.. Это недопустимо? Эту запись нужно отменять? Или исправлять? А новую копию делать уже после исправления в оригинале?
  • 2018-11-14 13:34:14
    Да, в оригинале документа такие записи не вносят, запись надо признать недействительной. Копию придется делать уже с такими записями. На самом деле это не на что не влияет, да, неприятно конечно... как вариант можно сделать дубликат.
  • 2018-11-22 12:45:43
    Добрый день. Подскажите, имеет ли право работодатель заверять пустые страницы копии трудовой книжки?
  • 2018-11-23 06:55:48
    Добрый день! Подскажите, если кадровое сопровождение выведено на аутсорсинг, они заверяют и хранят ТК. Какую запись должны внести? Подлинник хранится в аутсорсинговой компании ООО....? Корректна ли будет запись Подлинник хранится в организации без уточнения названия?
  • 2018-11-26 07:31:31
    Мое мнение - хранение трудовых книжке за пределами территории работодателя это грубое нарушение, отдать на внешний источник ведение кадрового делопроизводства можно, но вести его надо на территории работодателя.
  • 2018-11-26 07:31:45
    Может, но зачем?
  • 2018-12-11 08:13:21
    Добрый день! Подскажите, один разворот трудовой книжки должен быть на одном листе формата А4 или же можно делать два, на одном листе?
  • 2018-12-12 10:04:30
    Один лист - один разворот
  • 2018-12-19 03:57:23
    Указывать именно в СЕЙФЕ (место хранения) или достаточно название компании: хранится в ООО ........ ?
  • 2018-12-19 06:44:59
    да, так и пишите - в сейфе, металлическом шкафу и т.д.
  • 2018-12-24 07:58:39
    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, заверять нужно каждую страницу копии ТК, или достаточно прошить/скрепить и заверить последний лист? Заранее спасибо!
  • 2018-12-24 08:39:22
    Добрый день, можно каждую, можно сшить и заверить на последнем листе, как Вам больше нравится
  • 2019-01-10 04:09:42
    верно ли будет запись в КТК Подлинник документа находиться в ООО Ласточка
  • 2019-01-10 08:10:28
    Надя, если делать все по ГОСТ то надо указать где подлинник находится, а так верно
  • 2019-01-18 09:48:09
    Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы).
    Трудовая книжка к таковым документам НЕ ОТНОСИТСЯ!!!
  • 2019-01-18 09:52:08
    В силу ст. 4, ст. 26 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта является ДОБРОВОЛЬНЫМ
  • 2019-01-30 02:40:43
    Мы заполнили по вашим данным -и банк отправил нас домой, ни принял такие документы!
  • 2019-01-30 08:12:29
    По поводу первого варианта. Лучше не нарушать правила делопроизводства. Поэтому можно выдать справку работнику о том, что он в настоящее время работает в организации. Тем более, отсутствие записи в трудовой книжки об увольнении и является подтверждением того, что работник на день выдачи ему копии трудовой книжки еще работает в организации (у данного работодателя)
  • 2019-01-30 08:19:07
    Можно и так, но с банками сложно спорить
  • 2019-01-30 08:23:51
    Бывает, банки у нас вообще организации самостоятельные, Вы на будущее уточняйте у них требования, какие доки они хоят видеть
  • 2019-01-30 08:24:05
    Совершенно верно
  • 2019-01-30 08:24:39
    Там написано что трудовую так заверять нельзя?
  • 2019-02-25 08:18:09
    почему номер сейфа то надо указывать, еще и инв.№? Давайте еще напишем где ключи хранятся от сейфа.... Есть номенклатура дел - ее и надо указать . я так считаю.
  • 2019-03-06 09:41:04
    В ГОСТЕ не указано про сейф. Цитирую: Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год)
  • 2019-06-19 00:32:28
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где на копий трудовой должна быть расположена надпись работает по настоящее время? На развороте все графы исписаны. Куда перенести эту запись?
  • 2019-06-19 07:45:31
    Анна, такие фразы обычно банки требуют, подобная запись, если мне память не изменяет, вообще не предусмотрена... если надо вписать именно работает по настоящее время, то пишите под последней записью на копии
  • 2019-09-18 10:25:07
    На мой взгляд, местонахождение прописано не совсем правильно, я пишу не номер полочки и сейфа, а фактический адрес нахождения кадровой службы, т.к. искать ООО без адреса сложно, возможно зарегистрировано по одному адресу, а есть филиалы и .т.п.
Космынина Юлия
Космынина Юлия
321 Публикаций
2253 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Чиновники не устают придумывать новые требования, вводить новые правила, обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, поэтому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в общий обзор. Из него вы узнаете:

  • как ФНС определяет подмену трудового договора договором с самозанятым;
  • какие чек-листы будет использовать при проверках Роструд;
  • когда начнут выдавать электронные дипломы об образовании.
Читать дальше

Чиновники не устают придумывать новые требования, вводить новые правила, обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в общий обзор. Из него вы узнаете:

  • каким образом и кого уведомлять о переводе работников на удаленку;
  • как власть намерена бороться с коррупционерами;
  • надо ли указывать сведения о военной службе в электронной трудовой.
Читать дальше

Инструктаж по профилактике коронавирусной инфекции — это обязанность работодателя по предупреждению распространения опасного вируса среди персонала.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37931
Елена Одинцова
Елена Одинцова
Елена Одинцова
03.02.2023 в 22:20
Местность, район, город
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
04.02.2023 в 11:23
@все y кoго есть Пyшкuнсkая картa? Помoгу снять любой баланc сейчас С Нового года у всех баланс = 5.000! Писать в tel3gram - https://vk.cc/clie9V либо в поиске @gnpush
Ulric Jackson
Ulric Jackson
Ulric Jackson
04.02.2023 в 19:42
https://vk.com/wall-218156905_3
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
04.02.2023 в 19:45
Привет!
Flynn Flores
Flynn Flores
Flynn Flores
02:35
https://vk.com/wall-165017724_1602
Присоединиться к беседе