Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

• получения заграничного паспорта, визы;
• сверки стажа в ПФР;
• службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
• назначения пособий;
• определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
• отмечается дата заверения;
• определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

• указать запись «Верно»;
• прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
• внести дату заверения.

Как заверить в 2021 году

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-17 13:32:45
  Указанный ГОСТ не содержит требований, к оформлению копии Трудовой книжки. Хватит вводить людей в заблуждение.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-09-24 09:46:45
  Если не прошивать, то нужно на каждом листе указывать копия верна и подпись?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-09-25 06:27:04
  и печать и копия верна на каждом листе?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-09-27 07:40:39
  А если все листы прошить, то какие отметки необходимо просталять на всех страницах?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-06 11:01:48
  Подскажите, если я сшиваю документы мне печать подпись дату ставить на приклееной на нитки бумажку, и в конце копии тоже всё проставлять с надписью где хранится (или где храниться тоже на приклеено бумажке а в конце копии не надо? и второй вопрос если просто степлером скрепить то тогда на каждой странице писать все и где храниться или где храниться только на последнем листе?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-09 08:24:54
  если на последней странице трудовой нет места для записи заверения.Где ее делать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-14 12:51:30
  Добрый день, помогите, пожалуйста! Муж попросил на работе сделать копию трудовой,а специалист поставил надпись работает по настоящее время прямо в оригинале документа.. Это недопустимо? Эту запись нужно отменять? Или исправлять? А новую копию делать уже после исправления в оригинале?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-22 12:45:43
  Добрый день. Подскажите, имеет ли право работодатель заверять пустые страницы копии трудовой книжки?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-23 06:55:48
  Добрый день! Подскажите, если кадровое сопровождение выведено на аутсорсинг, они заверяют и хранят ТК. Какую запись должны внести? Подлинник хранится в аутсорсинговой компании ООО....? Корректна ли будет запись Подлинник хранится в организации без уточнения названия?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-11 08:13:21
  Добрый день! Подскажите, один разворот трудовой книжки должен быть на одном листе формата А4 или же можно делать два, на одном листе?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-19 03:57:23
  Указывать именно в СЕЙФЕ (место хранения) или достаточно название компании: хранится в ООО ........ ?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-24 07:58:39
  Добрый день! Подскажите, пожалуйста, заверять нужно каждую страницу копии ТК, или достаточно прошить/скрепить и заверить последний лист? Заранее спасибо!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-01-10 04:09:42
  верно ли будет запись в КТК Подлинник документа находиться в ООО Ласточка
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-01-18 09:48:09
  Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы).
  Трудовая книжка к таковым документам НЕ ОТНОСИТСЯ!!!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-01-18 09:52:08
  В силу ст. 4, ст. 26 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта является ДОБРОВОЛЬНЫМ
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-01-30 02:40:43
  Мы заполнили по вашим данным -и банк отправил нас домой, ни принял такие документы!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-25 08:18:09
  почему номер сейфа то надо указывать, еще и инв.№? Давайте еще напишем где ключи хранятся от сейфа.... Есть номенклатура дел - ее и надо указать . я так считаю.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-03-06 09:41:04
  В ГОСТЕ не указано про сейф. Цитирую: Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год)
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-19 00:32:28
  Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где на копий трудовой должна быть расположена надпись работает по настоящее время? На развороте все графы исписаны. Куда перенести эту запись?
• Вероника Роланди Роланди
  2019-09-18 10:25:07
  На мой взгляд, местонахождение прописано не совсем правильно, я пишу не номер полочки и сейфа, а фактический адрес нахождения кадровой службы, т.к. искать ООО без адреса сложно, возможно зарегистрировано по одному адресу, а есть филиалы и .т.п.
• Никита Костров
  2018-08-19 09:29:42
  Указанный ГОСТ содержит информацию как заверяются копии документов в целом (пункт 5.26), трудовая книжка это документ, порой люди обращаются к работодателю за копией этого документа. Как заверить копию написано в ГОСТе.
• Никита Костров
  2018-09-20 13:29:59
  все правильно, там сначала типа подпись, а потом рашифровка
• Никита Костров
  2018-09-24 09:47:54
  да, тогда на каждом
• Никита Костров
  2018-09-25 06:38:23
  да, и печать и копия верна на каждом листе если н е прошивать в единый файл
• Никита Костров
  2018-09-27 08:01:37
  Если все прошить, то на всех листах проставлять не надо, пломбируйте и заверяйте в одном месте
• Никита Костров
  2018-11-06 13:10:16
  Если просто степлером скреплять то каждую страницу заверять придется, если сшиваете, то концы нитки связываете и пломбируете, на пломбу печать ставите
• Никита Костров
  2018-11-09 12:11:20
  о каком заверении речь? если о копии то на любом свободном месте, если речь про оригинал и про запись об увольнении, то либо ниже напишите либо вкладыш заводите.
• Никита Костров
  2018-11-14 09:56:26
  так и напишите, что оригинал хранится в номенклатурной папке или сейфе, помещение такое то...
• Никита Костров
  2018-11-14 13:34:14
  Да, в оригинале документа такие записи не вносят, запись надо признать недействительной. Копию придется делать уже с такими записями. На самом деле это не на что не влияет, да, неприятно конечно... как вариант можно сделать дубликат.
• Никита Костров
  2018-11-26 07:31:31
  Мое мнение - хранение трудовых книжке за пределами территории работодателя это грубое нарушение, отдать на внешний источник ведение кадрового делопроизводства можно, но вести его надо на территории работодателя.
• Никита Костров
  2018-11-26 07:31:45
  Может, но зачем?
• Никита Костров
  2018-12-12 10:04:30
  Один лист - один разворот
• Никита Костров
  2018-12-19 06:44:59
  да, так и пишите - в сейфе, металлическом шкафу и т.д.
• Никита Костров
  2018-12-24 08:39:22
  Добрый день, можно каждую, можно сшить и заверить на последнем листе, как Вам больше нравится
• Никита Костров
  2019-01-10 08:10:28
  Надя, если делать все по ГОСТ то надо указать где подлинник находится, а так верно
• Никита Костров
  2019-01-30 08:19:07
  Можно и так, но с банками сложно спорить
• Никита Костров
  2019-01-30 08:23:51
  Бывает, банки у нас вообще организации самостоятельные, Вы на будущее уточняйте у них требования, какие доки они хоят видеть
• Никита Костров
  2019-01-30 08:24:05
  Совершенно верно
• Никита Костров
  2019-01-30 08:24:39
  Там написано что трудовую так заверять нельзя?
• Никита Костров
  2019-06-19 07:45:31
  Анна, такие фразы обычно банки требуют, подобная запись, если мне память не изменяет, вообще не предусмотрена... если надо вписать именно работает по настоящее время, то пишите под последней записью на копии
• Инна Аничина
  2019-01-30 08:12:29
  По поводу первого варианта. Лучше не нарушать правила делопроизводства. Поэтому можно выдать справку работнику о том, что он в настоящее время работает в организации. Тем более, отсутствие записи в трудовой книжки об увольнении и является подтверждением того, что работник на день выдачи ему копии трудовой книжки еще работает в организации (у данного работодателя)
• Венера Яковлева
  2018-11-14 08:41:16
  добрый день. подскажите как написать оригинал хранится в... , если у нас нет отдела кадров. просто офис.
• Татьяна
  2018-09-20 13:26:27
  Правильно ли в образце имя,отчество в сокращении А.Н.Куцева, а не просто Куцева?
• Борис Кудрин Кудрин
  2018-09-18 20:02:39
  ...печать организации не захватывает текст и подпись кадровика... - Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/zavereniye-kopii-trudovoy-knizhki Читайте ГОСТы, оттиск печати не должен захватывать текст и подпись, а захватывает только должность. У нас любят бахать печать прямо на подпись, так вот это грубое нарушение. А если есть МП или М.П. то только туды и бахаем, даже если не захватывает должность. Потом ПФРовцы мучают кадровиков и архивариуса, не могут прочитать текст в ТК, печать закрывает, а ещё уважаемые, ставьте оттиск так чтобы он читался, а не кляксы делала печать. Вышла из строя печать, сделайте новую, это не запрещено.